Automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych oraz produkcyjnych – czym jest RPA?

Automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych oraz produkcyjnych to trend, który od jakiegoś czasu staje się coraz bardziej popularny w systemach informatycznych. W naszym wpisie przybliżamy proces robotyzacji i opowiadamy, dlaczego warto wdrożyć technologię RPA w swojej firmie.

Nasz artykuł przybliży Ci następujące tematy:

• Czym jest RPA (Robotic Process Automation)?
• Jakie są zalety robotyzacji procesów biznesowych i produkcyjnych?
• RPA vs BPA vs BPM – czym się różnią?
• Czy RPA to AI?
• Gdzie można używać rozwiązań RPA?
• Jakie są przykłady robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych i produkcyjnych?

Czym jest RPA (Robotic Process Automation)?

RPA (ang. Robotic Process Automation) oznacza możliwość wykorzystania systemu IT do automatyzacji procesów, np. biznesowych, produkcyjnych. Odpowiednio zaprogramowany „robot” (lub wirtualny asystent – bot) może zastąpić człowieka w realizacji powtarzalnych zadań w firmie, wykonując jego pracę o wiele szybciej, bez przestojów.

Przykładem zrobotyzowanych procesów będzie automatyzacja zadań w systemie ERP i automatyczne nadanie kodów EAN (znormalizowanych kodów kreskowych), robotyzacja procesów windykacji czy automatyczne wysłanie maila do pracowników z raportem z systemu Business Intelligence.

Jakie są zalety robotyzacji procesów biznesowych i produkcyjnych?

Dlaczego warto automatyzować i robotyzować powtarzalne procesy? Robotyzacja procesów biznesowych i produkcyjnych ma wiele zalet, oto najważniejsze z nich:

• robotyzacja umożliwia automatyzację zadań, a także wykonywanie ich w ten sam, powtarzalny i przewidywalny sposób,
• robotyzacja umożliwia obniżenie kosztów realizacji procesów biznesowych,
• robotyzacja procesów zmienia podejście do obsługi klienta, zwiększając jakość produktów oraz usług, jak i tempo rozwiązywania ewentualnych reklamacji,
• wykorzystanie robotów RPA powoduje, że pracownicy mają więcej czasu na realizowanie ważniejszych zadań, wymagających ludzkiego zaangażowania,
• dzięki RPA czas realizacji procesu jest krótszy,
• automatyzacja manualnych procesów zwiększa produktywność firmy.

RPA vs BPA vs BPM – czym się różnią?

RPA jest używane zazwyczaj w przypadku zadań, które mają powtarzalną strukturę. BPA (Business Process Automation) ma większy zakres niż RPA i obejmuje swoim działaniem wielostopniowe, bardziej skomplikowane i często zmieniające się procesy biznesowe. Podejście BPA oznacza możliwość ingerencji w sam proces tak, aby go optymalizować. Dodatkowo, skupia się na kompleksowym spojrzeniu na różne obszary firmy tak, aby polepszyć jej workflow i funkcjonowanie jako całości.

Z kolei metodologia BPM (Business Process Management) to holistyczne podejście uwzględniające kontrolowanie, modelowanie, mierzenie, analizowanie, automatyzowanie i optymalizowanie całych procesów biznesowych, od pierwszego do ostatniego etapu.

Czy RPA to AI?

Eksperci wskazują na to, że RPA nie jest rozwiązaniem typu AI (ang. Artificial Intelligence, pol. sztuczna inteligencja). Warto jednak pamiętać, że robotyzacja procesów biznesowych w połączeniu z rozwiązaniami sztucznej inteligencji mogą stanowić bardzo skuteczne narzędzie rozwijające firmę.

Zarówno uczenie się maszynowe (ang. machine learning), rozpoznawanie obrazów i mowy, jak i sieci neuronowe, mogą pogłębiać działania RPA, ułatwiać podejmowanie decyzji biznesowych oraz jeszcze lepiej optymalizować procesy biznesowe czy produkcyjne. Zadania, do których wcześniej niezbędna była praca człowieka, takie jak ocena i weryfikacja oparta o doświadczenia, mogą być dzięki AI wydajnie zoptymalizowane.

Gdzie można używać rozwiązań RPA?

Typowy proces robotyzacji można przeprowadzić w firmie z praktycznie każdej branży i każdej wielkości. Jeśli tylko posiadasz proces biznesowy lub produkcyjny oparty o konkretne reguły, jest on powtarzalny lub posiada określony wyzwalacz, to praca robota RPA w Twoim przedsiębiorstwie może być przydatna. Robotyzacja pozwala także uniknąć sporej liczby ludzkich błędów, co także pozwala na realną optymalizację procesów biznesowych w większości firm.

Gdzie możliwe jest wdrożenie technologii RPA? Oto przykłady:

• robotyzacja procesów produkcyjnych,
• robotyzacja procesów logistycznych,
• robotyzacja procesów paletyzacji,
• robotyzacja procesów księgowych,
• robotyzacja procesów marketingowych,
• robotyzacja procesów raportowych,
• robotyzacja procesów sprzedaży.

Jakie są przykłady robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych i produkcyjnych?

Możliwości robotyzacji procesów są bardzo szerokie. Poniżej przedstawiamy przykładowe procesy biznesowe i produkcyjne, które można robotyzować oraz automatyzować w systemach IT i ERP:

• robotyzacja procesów produkcyjnych w Comarch ERP XL – zrobotyzowana automatyzacja procesów pozwala na tworzenie planu produkcji wraz z powiadomieniami o konfliktach, automatyczne wyliczanie zapotrzebowania MRP na materiały i wyroby zmian w technologii w oparciu o historię zleceń, automatyczne rozliczenie zleceń produkcyjnych po wykonaniu operacji przez osoby znajdujące się na hali produkcyjnej, automatyczne generowanie zgłoszeń o awarii (na podstawie danych z czujników),
• robotyzacja procesów logistyczno-magazynowych w oprogramowaniu WMS – automatyczne generowanie wydruku dokumentu magazynowego, automatyczne przekazywanie zleceń wydań i przyjęć do magazynu, automatyczne przypisywanie magazyniera do zlecenia, automatyczne przypisanie magazyniera do dyspozycji magazynowej, podpowiedzi dla magazyniera o ścieżce poruszania się po magazynie, automatyczne przypisanie kosztów nabycia do dostawy,
• robotyzacja procesów finansowo-księgowych (np. w systemie Comarch ERP Optima) – narzędzia RPA pozwalają na rekomendowanie wzorców opisów analitycznych, księgowanie dokumentów w oparciu o zdefiniowany schemat, aktualizacja kursów walut, wymiana danych online z serwisami bankowymi, weryfikacja numerów kont kontrahentów w Białej Księdze, automatyczna windykacja należności,
• robotyzacja sprzedaży i robotyzacja zakupów – bieżąca weryfikacja poziomu należności kontrahenta przy rejestracji zamówienia i automatyczne zablokowanie jego przyjęcia w przypadku przekroczenia ustalonych reguł dotyczących kredytu kupieckiego, cykliczne wysyłanie informacji do kontrahenta i jego opiekuna handlowego na temat zaległych płatności, automatyczne generowanie zamówień zakupu do domyślnych dostawców na odpowiednią ilość towaru lub surowca na podstawie samoczynnie wykonywanego mechanizmu bilansowania potrzeb materiałowych bądź produktowych, automatyczna akceptacja przygotowanej oferty sprzedaży w przypadku zastosowania poziomu cen przez sprzedawcę gwarantującego zakładany poziom marży,
• robotyzacja obiegu dokumentów (np. w Comarch DMS) – wdrożenie robotów RPA umożliwia podpowiadanie danych do uzupełnienia na dokumentach, przekazywanie dokumentów do kolejnych etapów po zweryfikowaniu wymaganych kroków, automatyczne wysyłanie dokumentów do usługi Comarch OCR chwilę po pojawieniu się w określonym folderze, automatyczne informowanie użytkowników o dokumencie wymagającym podjęcia decyzji, automatyczne pobieranie dokumentów z mailowej skrzynki pocztowej, automatyczne wystawianie dokumentów w module finansowo­‑księgowym,
• automatyzacja powiązanych zadań w workflow i programie do zarządzania projektami – wymienione programy umożliwiają zautomatyzowanie przebiegu procesów, które zbudowane są z następujących po sobie kroków. Przykładem może być automatyzacja windykacji należności. System na bieżąco weryfikuje to, czy wszyscy kontrahenci zapłacili faktury, a także sprawdza statusy płatności. Następnie generuje raport z listą dłużników i wysyła powiadomienia do tych kontrahentów, którzy mają zaległości w płatnościach. Na sam koniec użytkownik może zobaczyć całościowy raport z przebiegu windykacji.

Przykłady automatyzacji procesów można mnożyć jeszcze długo. Niezależnie od tego, czy nasza firma pracuje w branży medycznej i potrzebuje automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją pacjentów, czy posiadamy ubezpieczalnię, więc ważne jest kontrolowanie nieprzekraczalnych terminów umów, automatyzacja procesów ma zarówno wiele korzyści, jak i stosunkowo niski próg wejścia. Wdrożenie robotyzacji pracy potrafi usprawnić codzienną pracę w biznesie niemalże każdego typu.