Czym jest KSeF – Krajowy System e-Faktur i co należy o nim wiedzieć?

Z początkiem 2022 roku zaczął oficjalnie funkcjonować Krajowy System e-Faktur wdrożony przez Ministerstwo Finansów, który w 2026 roku ma stać się obowiązkową platformą do wystawiania oraz przesyłania dokumentów sprzedaży. Dlatego w dzisiejszym artykule przybliżymy czym jest KSeF, jak działa i jaki jest jego cel.

Z naszego tekstu dowiesz się:

• Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
• Czym jest faktura ustrukturyzowana?
• Od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur?
• Jakie korzyści płyną dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF?
• Jak rejestrować faktury w KSeF?
• Jakie rozwiązania oferujemy w ramach integracji z KSeF?

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, którą wprowadziło Ministerstwo Finansów. W skrócie to ogólnopolski system, którego celem jest pośredniczenie w wystawianiu, otrzymywaniu oraz przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych.

Obecnie KSeF funkcjonuje jako jedna z trzech akceptowanych form wystawia dokumentów transakcji. Pozostałe to tradycyjna faktura papierowa, przekazywana pocztą lub jako skan drogą mailową, oraz e-Faktura, czyli faktura w formie elektronicznej, przekazywana w dowolnym rodzaju pliku.

Wprowadzenie KSeF ma ostatecznie doprowadzić do przesyłania dokumentów zakupu wyłącznie drogą elektroniczną i w ustalonej odgórnie formie. Obrót faktur w ten sposób ma zostać uproszczony, a wgląd do niego ułatwiony zarówno dla organów państwowych, jak i podatników.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to ustandaryzowana forma e-Faktury, która obowiązuje w ramach wymiany dokumentów w KSeF. Zgodnie z informacjami zawartymi w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w stronie ePUAP, posiada ona format xml ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). Docelowo będzie to jedyny dopuszczalny format faktury.

Faktura ustrukturyzowana zawiera w sobie wszystkie istotne informacje zarówno dla podatników, jak i Ministerstwa Finansów. W ten sposób jej format ma wykluczyć wszelkie pojawiające się do tej pory pomyłki związane z wystawianiem faktur.

Dodatkowo e-Faktura może być uzupełniana o informacje istotne dla przedsiębiorców, jak numer zamówienia, list przewozowy etc.

Od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur?

1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur został udostępniony podatnikom do użytku dobrowolnego. Każdy z nich może obecnie wystawiać faktury ustrukturyzowane w jego ramach.

Obligatoryjnie system zacznie działać od 2026 roku. Najwcześniej, bo od 1 lutego 2026, KSEF będzie obowiązkowy dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł. Później, bo od 1 kwietnia 2026 – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Jakie korzyści płyną dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF?

Wśród korzyści płynących dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF na pewno warto wymienić wcześniej wspomnianą standaryzację e-Faktury. Od tej pory będzie istniał jeden wzór oraz format, co pozwoli uniknąć wielu dotychczas pojawiających się pomyłek oraz nieprawidłowości podatkowych.

Osoby, które już w tym roku zaczęły korzystać z KSeF otrzymują szybciej zwrot podatku VAT – zamiast 60 dni ich czas oczekiwania został skrócony do 40.

Krajowy System e-Faktur stanowi również usprawnienie dla podatników w innych kwestiach. Po pierwsze wszystkie wystawione dokumenty są w nim archiwizowane przez okres 10 lat, zatem nie będzie obowiązku gromadzenia ich w formie papierowej. Po drugie dostęp do faktur jest o wiele łatwiejszy – wystarczy zalogować się do systemu, by odnaleźć interesujący nas dokument. W ten sposób wyeliminowano również problem „zaginionych” dokumentów, które do tej pory nie docierały do kontrahenta tradycyjną pocztą lub trafiały do spamu mailowego.

(Dowiedz się jak zapanować nad nieporządkiem w firmowych dokumentach)

Jak rejestrować faktury w KSeF?

Wprowadzając KSeF Ministerstwo Finansów przekazało podatnikom platformę, przez którą w bezpłatny sposób mogą rejestrować e-Faktury. To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdzi się w przypadku mikro przedsiębiorców, wystawiających w miesiącu pojedyncze faktury. Nie będą oni musieli inwestować w płatne rozwiązania dla księgowości.

Należy jednak pamiętać, że wystawiając dokument transakcji w Krajowym Systemie e-Faktur każdorazowo wprowadzamy sami wszystkie dane, co może być już bardzo uciążliwe dla firm wystawiających ich większą liczbę.

Dlatego przedsiębiorstwa korzystające z systemów ERP, pilnujące obrotu towarowego czy posiadające rozbudowaną i spisaną listę kontrahentów, będą mogły korzystać z komercyjnych programów do fakturowania komunikujących się z KSeF.

Wielu producentów albo już udostępniło, albo pracuje nad wypuszczeniem wersji oprogramowań komunikujących się z Krajowym Systemem e-Faktur. Ich działanie nie będzie się różnić od dotychczasowego. Nadal wszystkie istotne dane sprzedażowe będą wprowadzane w oparciu o firmowe bazy, a następnie wystawiane faktury zostaną przekazywane przez połączenie API do KSeF.

Warto również wspomnieć, iż systemy Comarch ERP, takie jak m.in. Comarch ERP Optima,  już pozwalają na przesyłanie wielu faktur jednocześnie do Krajowego Systemu e-Faktur, co usprawnia obieg w porównaniu do pojedynczego wprowadzania dokumentów przez ministerialną platformę.

(Przeczytaj jak ułatwić pracę w dziale księgowości Twojej firmy)

Jakie rozwiązania oferujemy w ramach integracji z KSeF?

Obecnie w naszej ofercie znajdują się flagowe rozwiązania, które bez problemu integrują się z KSeF i wspierają przedsiębiorców w przesyłaniu e-Faktur. Są nimi:

• Comarch ERP Optima
• Comarch ERP XL
• Comarch ERP Altum
• Comarch ERP XT
• Comarch ERP Enterprise

Bezpłatny okres próbny komunikacji z KSeF w systemach Comarch ERP obowiązuje do 31 października 2025 roku. Jeśli masz aktualną wersję systemu Comarch ERP, już teraz możesz wysłać dane dzięki Comarch KSeF!

Obecne wersje systemów Comarch ERP posiadają szereg funkcjonalności umożliwiających komunikację z KSeF, w tym uwierzytelnienie czy zarządzanie e-fakturami.

Należy jednak pamiętać, że płatnicy, którzy stosują te rozwiązanie muszą otrzymać ponowną zgodę od swoich kontrahentów na wydawanie im obecnie faktur ustrukturyzowanych. Jest to innego rodzaju zgoda, niż ta wcześniejsza na wystawianie faktury elektronicznej.

Jeśli jeszcze nie posiadasz systemu, który będzie się integrował z KSeF to informujemy, że osobom kupującym rozwiązania marki Comarch w Kotrak oferujemy nie tylko kompleksowo przeprowadzone wdrożenie, ale również pełne przeszkolenie z obsługi systemu oraz opiekę asysty technicznej.

Artykuł powstał we współpracy z Martyną Strzępek, Kierownikiem Sprzedaży w Kotrak S.A.

(Przeczytaj także: jaki program do zarządzania małą i średnią firmą oraz jak wybrać partnera Comarch do współpracy)