KSeF – czym jest Krajowy System e-Faktur?

Z początkiem 2022 roku zaczął oficjalnie funkcjonować Krajowy System e-Faktur wdrożony przez Ministerstwo Finansów, który w 2026 roku ma stać się obowiązkową platformą do wystawiania oraz przesyłania dokumentów sprzedaży. Dlatego w dzisiejszym artykule przybliżymy czym jest KSeF, jak działa i jaki jest jego cel.

Z naszego tekstu dowiesz się:

• Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
• Czym jest faktura ustrukturyzowana?
• Od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur?
• Jakie korzyści płyną dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF?
• Jak rejestrować faktury w KSeF?
• Jakie są cele i korzyści centralizacji fakturowania?
• Jak przebiega weryfikacja, przechowywanie i archiwizacja faktur?
• Jakie wymagania techniczne i integracyjne należy spełnić aby korzystać z KSeF?

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, którą wprowadziło Ministerstwo Finansów. W skrócie to ogólnopolski system, którego celem jest pośredniczenie w wystawianiu, otrzymywaniu oraz przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych.

Obecnie KSeF funkcjonuje jako jedna z trzech akceptowanych form wystawia dokumentów transakcji. Pozostałe to tradycyjna faktura papierowa, przekazywana pocztą lub jako skan drogą mailową, oraz e-Faktura, czyli faktura w formie elektronicznej, przekazywana w dowolnym rodzaju pliku.

Wprowadzenie KSeF ma ostatecznie doprowadzić do przesyłania dokumentów zakupu wyłącznie drogą elektroniczną i w ustalonej odgórnie formie. Obrót faktur w ten sposób ma zostać uproszczony, a wgląd do niego ułatwiony zarówno dla organów państwowych, jak i podatników.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to ustandaryzowana forma e-Faktury, która obowiązuje w ramach wymiany dokumentów w KSeF. Zgodnie z informacjami zawartymi w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w stronie ePUAP, posiada ona format xml ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). Docelowo będzie to jedyny dopuszczalny format faktury.

Faktura ustrukturyzowana zawiera w sobie wszystkie istotne informacje zarówno dla podatników, jak i Ministerstwa Finansów. W ten sposób jej format ma wykluczyć wszelkie pojawiające się do tej pory pomyłki związane z wystawianiem faktur.

Dodatkowo e-Faktura może być uzupełniana o informacje istotne dla przedsiębiorców, jak numer zamówienia, list przewozowy etc.

Od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur?

1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur został udostępniony podatnikom do użytku dobrowolnego. Każdy z nich może obecnie wystawiać faktury ustrukturyzowane w jego ramach.

Obligatoryjnie system zacznie działać od 2026 roku. Najwcześniej, bo od 1 lutego 2026, KSEF będzie obowiązkowy dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł. Później, bo od 1 kwietnia 2026 – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Jakie korzyści płyną dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF?

Wśród korzyści płynących dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF na pewno warto wymienić wcześniej wspomnianą standaryzację e-Faktury. Od tej pory będzie istniał jeden wzór oraz format, co pozwoli uniknąć wielu dotychczas pojawiających się pomyłek oraz nieprawidłowości podatkowych.

Osoby, które już w tym roku zaczęły korzystać z KSeF otrzymują szybciej zwrot podatku VAT – zamiast 60 dni ich czas oczekiwania został skrócony do 40.

Krajowy System e-Faktur stanowi również usprawnienie dla podatników w innych kwestiach. Po pierwsze wszystkie wystawione dokumenty są w nim archiwizowane przez okres 10 lat, zatem nie będzie obowiązku gromadzenia ich w formie papierowej. Po drugie dostęp do faktur jest o wiele łatwiejszy – wystarczy zalogować się do systemu, by odnaleźć interesujący nas dokument. W ten sposób wyeliminowano również problem „zaginionych” dokumentów, które do tej pory nie docierały do kontrahenta tradycyjną pocztą lub trafiały do spamu mailowego.

(Dowiedz się jak zapanować nad nieporządkiem w firmowych dokumentach)

Jak rejestrować faktury w KSeF?

Wprowadzając KSeF Ministerstwo Finansów przekazało podatnikom platformę, przez którą w bezpłatny sposób mogą rejestrować e-Faktury. To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdzi się w przypadku mikro przedsiębiorców, wystawiających w miesiącu pojedyncze faktury. Nie będą oni musieli inwestować w płatne rozwiązania dla księgowości.

Należy jednak pamiętać, że wystawiając dokument transakcji w Krajowym Systemie e-Faktur każdorazowo wprowadzamy sami wszystkie dane, co może być już bardzo uciążliwe dla firm wystawiających ich większą liczbę.

Dlatego przedsiębiorstwa korzystające z systemów ERP, pilnujące obrotu towarowego czy posiadające rozbudowaną i spisaną listę kontrahentów, będą mogły korzystać z komercyjnych programów do fakturowania komunikujących się z KSeF.

Wielu producentów albo już udostępniło, albo pracuje nad wypuszczeniem wersji oprogramowań komunikujących się z Krajowym Systemem e-Faktur. Ich działanie nie będzie się różnić od dotychczasowego. Nadal wszystkie istotne dane sprzedażowe będą wprowadzane w oparciu o firmowe bazy, a następnie wystawiane faktury zostaną przekazywane przez połączenie API do KSeF.

Warto również wspomnieć, iż systemy Comarch ERP, takie jak m.in. Comarch ERP Optima,  już pozwalają na przesyłanie wielu faktur jednocześnie do Krajowego Systemu e-Faktur, co usprawnia obieg w porównaniu do pojedynczego wprowadzania dokumentów przez ministerialną platformę.

(Przeczytaj jak ułatwić pracę w dziale księgowości Twojej firmy)

Jakie są cele i korzyści centralizacji fakturowania?

KSeF – co to jest? Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma informatyczna, służąca do wystawiania, przesyłania i archiwizacji tzw. faktur ustrukturyzowanych. System wprowadzony przez Ustawę o KSeF stanowi kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów podatkowych i kontroli rozliczeń VAT w Polsce. KSeF – na czym polega? Na scentralizowanym, elektronicznym obiegu faktur pomiędzy podatnikami, rejestrowanym w czasie rzeczywistym w bazie danych Ministerstwa Finansów.

Cele KSeF obejmują zwiększenie przejrzystości transakcji, ograniczenie nadużyć podatkowych oraz przyspieszenie rozliczeń VAT. Jednocześnie system przynosi liczne korzyści dla firm – od automatyzacji księgowania dokumentów, przez eliminację błędów w fakturach, po skrócenie czasu obiegu dokumentów handlowych. W razie kontroli skarbowej podatnik nie musi już udostępniać faktur w sposób tradycyjny – wystarczy dostęp do KSeF.

Centralizacja danych pozwala również na standaryzację fakturowania i wdrożenie automatycznych procesów dekretacji i archiwizacji. W efekcie wdrożenie KSeF staje się nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów, ale też realnym wsparciem w codziennym zarządzaniu dokumentacją i cash flow.

Dowiedz się jak może przebiegać integracja KSeF w Twojej firmie.

Jak przebiega weryfikacja, przechowywanie i archiwizacja faktur?

Po wystawieniu faktury w systemie ERP lub narzędziu integracyjnym, dokument trafia w formacie XML do Krajowego Systemu e-Faktur. KSeF przeprowadza automatyczną walidację dokumentu – sprawdzając m.in. poprawność struktury FA(2), zgodność z przepisami VAT i integralność danych kontrahenta. Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (UPO), który stanowi dowód zarejestrowania jej w systemie.

KSeF – co to znaczy dla firm? Że faktura uzyskuje moc prawną dopiero po jej zatwierdzeniu przez KSeF. Odbiorca nie otrzymuje już dokumentu od sprzedawcy, lecz pobiera go bezpośrednio z systemu Ministerstwa. To całkowicie zmienia logikę przesyłania dokumentów – KSeF staje się ich jedynym, autoryzowanym kanałem obiegu.

Archiwizacja e-faktur KSeF odbywa się automatycznie – zgodnie z przepisami, system przechowuje dokumenty przez okres 10 lat, co eliminuje obowiązek ich fizycznego lub lokalnego zapisu po stronie podatnika. System oferuje również dostęp do historii przesyłek, logów i statusów dokumentów. Dla firm oznacza to pełną kontrolę nad cyklem życia faktury – od wystawienia po audyt.

Poznaj odpowiedzi na najczęstsze pytania o KSeF.

Jakie wymagania techniczne i integracyjne należy spełnić aby korzystać z KSeF?

KSeF wymaga przygotowania zarówno organizacyjnego, jak i technologicznego. Podatnik musi przede wszystkim posiadać system umożliwiający wystawianie faktur w formacie XML zgodnym ze schematem FA(2), a także narzędzie do przesyłania ich do KSeF. Najczęściej jest to oprogramowanie ERP z odpowiednim modułem (np. Comarch ERP Optima, XL lub Altum) lub dedykowane API do integracji.

Do integracji z KSeF niezbędny jest również token autoryzacyjny – uzyskany za pomocą Profilu Zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego lub bezpośrednio z konta KSeF. Token ten pozwala na uwierzytelnienie oprogramowania jako „zaufanego dostawcy” i nadanie mu uprawnień do działania w imieniu podatnika. W firmach wielooddziałowych istotne jest również zarządzanie uprawnieniami użytkowników i obsługą wielu tokenów.

KSeF dokumentacja techniczna dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów i zawiera opisy interfejsów, struktur danych oraz wymagania dotyczące autoryzacji. Warto zaznaczyć, że system nie przewiduje alternatywnych formatów – faktury papierowe i PDF nie będą uznawane po wprowadzeniu pełnego obowiązku korzystania z KSeF. Przygotowaliśmy także artykuł, w którym wyjaśniamy obowiązek KSeF w najdrobniejszych szczegółach.

Dlatego też firmy, które chcą zachować ciągłość procesów, powinny już teraz rozpocząć wdrożenie KSeF – najlepiej z pomocą doświadczonego partnera IT, który pomoże w testach integracyjnych, szkoleniu pracowników i konfiguracji harmonogramów automatycznego przesyłania danych.