Jak prawidłowo wdrożyć system CMMS?

Wprowadzenie systemu do zarządzania utrzymaniem ruchu na linii produkcyjnej do swojego przedsiębiorstwa to proces, który może znacząco wpłynąć na efektywność i optymalizację działań produkcyjnych. Zanim jednak przystąpisz do wdrożenia programu CMMS, istnieje wiele kluczowych kwestii, które musisz wziąć pod uwagę.
W tym artykule przyjrzymy się temu, co warto wiedzieć przed rozpoczęciem wdrożenia i konfiguracji oprogramowania oraz jak prawidłowo wdrożyć system CMMS. Poznasz etapy wdrażania systemu oraz dowiesz się, jakie są koszty związane z tym procesem.

 Z naszego artykułu dowiesz się:

• Co należy wiedzieć przed wdrażaniem CMMS?
• Ile może kosztować wdrożenie CMMS?
• Od czego zacząć wdrażanie CMMS?
• Jak długo trwa wdrażanie CMMS?
• Etapy wdrażania CMMS

Co należy wiedzieć przed wdrażaniem CMMS?

Zanim wdrożysz system CMMS w swoim przedsiębiorstwie, warto zwrócić uwagę na to, że kluczowe jest odpowiednie przygotowanie w firmie do wprowadzenia oprogramowania do zarządzania ruchem na produkcji oraz odpowiedni wybór efektywnego narzędzia, które będzie można dostosować do potrzeb Twojego biznesu. Dobrze wybrany system powinien być integrowany z innymi, których używamy do zarządzania firmą (na przykład ERP czy WMS).

Warto również rozważyć współpracę z firmą, która sprawnie przeprowadzi proces wdrożenia systemu do utrzymania ruchu w firmie, posłuży wsparciem w dostosowaniu systemu, wykonana analizę przedwdrożeniową, a także przeprowadzi odpowiednie szkolenia z działania programu.

Rynek oferuje wiele systemów z różnymi funkcjonalnościami. Im bardziej zaawansowane funkcje posiada system, tym wyższe mogą być koszty jego wdrożenia. Dlatego też, dobrym pomysłem jest skonsultowanie się z dostawcą.

Wdrożenie CMMS nie jest procesem, który można zacząć od zaraz bez przygotowania. Pierwszym etapem powinna być analiza bieżących procesów produkcyjnych w przedsiębiorstwie, a następnie identyfikację potrzeb pracowników produkcji oraz kierowników działów i określenie, jakie konkretne funkcjonalności w systemie są niezbędne do skutecznego zarządzania utrzymaniem ruchu. Implikacja takiego systemu wymaga zaangażowania pracowników na różnych poziomach. Dlatego istotnym elementem jest zaplanowanie odpowiednich szkoleń, które pozwolą pracownikom na efektywne korzystanie z systemu, już po jego instalacja i konfiguracji. Nawet najbardziej zaawansowany system nie będzie wykorzystywany efektywnie, jeśli pracownicy nie zostaną odpowiednio przeszkoleni.

(Dowiedz się więcej: Utrzymanie ruchu – co to jest i czym zajmuje się ten dział?)

Robiąc research dotyczący aplikacji do utrzymania ruchu warto zwrócić uwagę na takie cechy, jak:

• responsywność programu,
• interfejs,
• integrowalność,
• wielojęzyczność,
• możliwość rozbudowy systemu,
• prowadzenie czytelnej ewidencji maszyn i części.

Jakie dane należy ustalić i skompletować przed rozpoczęciem wdrożenia nowego systemu CMMS:

• zbieranie informacji o parku maszynowym,
• obecny stan części zamiennych maszyn
• informacje o kontrahentach oraz dostawcach,
• plany prewencyjne,
• historyczne dane o awariach oraz historię przeglądów.

Ile może kosztować wdrożenie CMMS?

Koszty związane z wdrożeniem CMMS mogą znacząco się różnić i zależą od wielu czynników. Po pierwsze, koszty będą związane z wyborem konkretnego systemu CMMS oraz dostawcy. Im bardziej rozbudowane funkcje oferuje system, tym wyższe mogą być koszty związane z jego wdrożeniem.

Koszty wdrożenia CMMS mogą również obejmować:

• analiza przedwdrożeniowa,
• zakup jednorazowej licencji na oprogramowanie lub comiesięczny wydatek w ramach abonamentu,
• dostosowanie systemu do konkretnych potrzeb firmy i jego konfigurację,
• szkolenie pracowników,
• tworzenie dokumentacji i procedur związanych z CMMS,
• koszty związane z utrzymaniem systemu po wdrożeniu oraz opieką techniczną.

Na cenę wdrożenia tego systemu znacząco wpływa również wielkość zakładu przemysłowego, w którym ma funkcjonować. Warto również zwrócić uwagę na model rozliczenia, który proponuje producent oprogramowania wybranego przez Ciebie, a także na dopasowanie go do możliwość finansowych firmy. Przemyśl również, ilu użytkowników będzie korzystało z programu i jakich uprawnień potrzebują, aby nie wykupić nieodpowiedniej liczby dostępów.

(Zobacz, Czym jest system CMMS)

Jak długo trwa wdrażanie CMMS?

Czas trwania procesu wdrożenia CMMS może znacząco różnić się w zależności od wielu czynników. Obejmuje to rozmiar firmy, liczba funkcjonalności do dostosowania oraz stopień przygotowania firmy do wdrożenia. W niektórych przypadkach wdrożenie może potrwać kilka miesięcy, a w innych nawet kilka lat. Kluczowe jest cierpliwe i dokładne podejście, które pozwoli na skuteczne dostosowanie systemu do potrzeb firmy. Wspomniany wcześniej priorytet zmian również wpływa na czas wdrożenia, ponieważ wówczas możemy określić poziom zaangażowania w proces pracowników.

Etapy wdrażania CMMS

1. Planowanie

Na tym etapie określasz cele wdrożenia, wybierasz odpowiednie oprogramowanie i tworzysz harmonogram wdrożenia i działań. Zastanów się, jakie procesy chciałbyś usprawnić, czy będziesz planował prace produkcji, tworzyć analizy i audyty czy zarządzać częściami zamiennymi maszyn i przeglądami.

2. Analiza i projektowanie

Należy przeprowadzić dokładną analizę bieżących procesów i potrzeb, a także zająć się projektowaniem tego, jak CMMS będzie działać w twojej firmie. Może to dotyczyć takich procesów jak ewidencja maszyn i części, prowadzenie historii przeglądów, automatyzacja powtarzalnych czynności, planowanie prac serwisowych, wymiana informacji między maszynami, kontrola stanów magazynowych, ewidencja dokumentów serwisowych i kart awarii, zgłoszenia awarii, nadawanie priorytetów zadaniom, prowadzenia kart maszyn.

3. Testowanie i dostosowywanie

Ważnym punktem jest test systemu CMMS z wybraną grupą pracowników i dostosowanie go do konkretnych potrzeb biznesowych firmy.

4. Wdrożenie

Na tym etapie wdrażanie systemu odbywa się już na pełną skalę przedsiębiorstwa. Następnie szkolisz pracowników na różnych stanowiskach, z funkcjonalności, które usprawnią ich pracę.

5. Utrzymanie i optymalizacja

Po wdrożeniu należy zająć się utrzymaniem systemu i optymalizacją jego działania. W tych działaniach może pomóc zewnętrzna firma (partner wdrożeniowy), która będzie świadczyła pomoc techniczną.

Wprowadzenie nowoczesnego systemu CMMS do swojej firmy może znacząco przyczynić się do optymalizacji procesów produkcyjnych i poprawy efektywności pracy. Jednak aby to zrobić skutecznie, konieczne jest dokładne przygotowanie, wybór odpowiedniego oprogramowania i planowanie etapów wdrożenia.