Jak wdrażamy systemy IT w Kotrak?

Tworzenie i wdrażanie dedykowanych rozwiązań IT dla biznesu to w naszej firmie jeden z głównych kierunków działania. Z okazji 30-lecia Kotrak chcemy przedstawić, jak staliśmy się międzynarodową firmą programistyczną. W dzisiejszym wywiadzie z Prezesem Zarządu, Jakubem Imosą, Wiceprezesem Zarządu ds. sprzedaży, Tomaszem Brodziakiem oraz Dyrektorem Działu Wdrożeń, Bożeną Wołoszyn, opowiadamy, jakie wdrożenia wykonywaliśmy na przestrzeni lat i kiedy pojawił się pomysł na przebranżowienie.

Jak rozpoczęła się przygoda firmy Kotrak ze wdrożeniami systemów IT?

Tomasz Brodziak: Gdy zaczynałem współpracę z Kotrakiem, firma zajmowała się głównie sprzedażą urządzeń fiskalnych oraz wdrażaniem systemów firmy Comarch. Wówczas na pokładzie był jeden programista. Stałą współpracę z firmą podjąłem w 2008 roku. To właśnie w tym okresie pojawił się przełom i pomysł tworzenia aplikacji dedykowanych. Można powiedzieć, że transformacja Kotraka miała miejsce między 2005 a 2008 rokiem.

Podczas pracy nad programem dla firmy De Heus Nutricion zatrudniony został kolejny programista. Po 2008 roku zespół zajmujący się systemami, zaczął się poszerzać i prężnie rozwijać.

(Zobacz, jak powstaje i ile kosztuje aplikacja dedykowana)

Czym charakteryzuje się oprogramowanie stworzone dla firmy De Heus?

T.B.: Pierwsze dedykowane wdrożenie, które wykonaliśmy dla tej firmy to aplikacja do sprzedaży paszy na urządzenia mobilne. Z firmą De Heus Nutricion współpracujemy do dzisiaj. Wraz z potrzebami biznesowymi kontrahenta stworzyliśmy nowe systemy, np. program prowizyjny czy aplikacje WMS i MES.

Następnie powstała aplikacja do zbierania informacji – system CRM. Kolejne produkty były coraz bardziej rozbudowane. Zaprojektowaliśmy chociażby aplikacje do zarządzania produkcją, które są stale modyfikowane i rozwijane.

Później pojawił się cały pakiet programów wspierających produkcję i organizację pracy fabryk w komunikacji z centralą przedsiębiorstwa. Warto wspomnieć, że większa część oprogramowania dla tego kontrahenta posiada interfejs w języku angielskim.

DHApps, czyli aplikacja dla klienta De Heus Nutricion, dzisiaj obsługują następujące obszary:

• handel i sprzedaż,
• zamówienia,
• logistykę,
• produkcję,
• CRM,
• Business Intelligence,
• finanse i księgowość,
• środki trwałe,
• raportowanie.

Klient jest zadowolony z naszej współpracy. Stale rozwijamy dedykowane produkty, tworzymy nowe moduły, reagujemy na jego nowe potrzeby oraz zapewniamy usługi serwisowe.

(Dowiedz się więcej na temat naszego rozwiązania dla firmy De Heus)

Jak przybiegały kolejne wdrożenia i jak wyglądało pozyskiwanie klientów?

T.B.: Tworzenie rozwiązań, o których wspomniałem, otworzyło nam możliwość poszukiwania biznesowych klientów zainteresowanych oprogramowaniem dedykowanym. Nie musieliśmy już bazować wyłącznie na gotowych produktach zewnętrznych.

Zaczęliśmy tworzyć samodzielne systemy, zintegrowane z aplikacjami ERP naszych partnerów. Współpracujemy z przedsiębiorstwami z różnych branż, o różnej wielkości i zasięgu działania. Wdrażamy aplikacje mobilne, desktopowe oraz webowe dla firm krajowych i zagranicznych.

W jaki sposób rozwija się nasza oferta rozwiązań IT?

T.B: Działamy zgodnie z potrzebami rynku oraz obowiązującymi trendami. W tej chwili przeważają rozwiązania mobilne oraz webowe i takie wdrażamy najczęściej.

Postawiliśmy na rozwój aplikacji produkcyjnych. Ważnym elementem jest dla nas integracja systemów z maszynami. Był to kolejny etap w naszych wdrożeniach.

Pojawiły się również zlecenia od firm, które potrzebowały wsparcia zaawansowanego zespołu programistycznego z doświadczeniem. Tutaj warto wspomnieć o takich firmach jak Mowi, dla której stworzyliśmy między innymi interfejs optymalizujący procesy przyjęcia w produkcji.

(Przeczytaj więcej o kompleksowym systemie dla firmy Mowi)

Jak wygląda procedura wdrażania aplikacji dedykowanych?

Bożena Wołoszyn: Procedura wdrażania i używane przez nas metody na przestrzeni lat były przekształcane. Pierwsze duże wdrożenie systemu ERP odbyło się 16 lat temu. Od tego czasu wiele się zmieniło.

Z czasem pojawiła się potrzeba stworzenia metodyki wdrożeniowej. W tej chwili posługujemy się różnymi rozwiązaniami, które dopasowujemy do potrzeb zleceniodawców i rodzaju aplikacji. Po stronie kontrahenta pojawiało się coraz większe zaangażowanie. Klienci stawali się coraz bardziej świadomi, więc by sprostać wyzwaniom, rozpoczęliśmy w firmie cykl szkoleń, który poszerzył nasze kompetencje w zakresie wdrożeń systemowych.

Obecnie najczęściej używane przez nas metodyki to Prince i PMI. Wypracowaliśmy również sposoby pracy, które dopasowujemy do typu projektu. Ustandaryzowanie działań oraz procedur usprawniło pracę zespołu wdrożeniowego, który wraz z rosnącą liczbą zleceń powiększał się. Dobór narzędzi do procesu wdrażania to dla nas sprawa kluczowa dla poprawnego przebiegu prac i jest zależna od tego, czy wdrażamy aplikację dedykowaną czy system pudełkowy.

Międzynarodowe projekty nauczyły nas jak ważne jest indywidualne podejście do klienta. Tutaj musimy zwracać szczególną uwagę na strukturę firm w danym kraju, obowiązujące prawo, kwestie podatkowe, specyfikę procesów biznesowych i czynniki lokalne. Wdrożenia systemów wykonaliśmy w 16 krajach, co pozwoliło nam wypracować pewne schematy dla naszej pracy.

Poprawna organizacja projektu oraz komunikacja z klientem pozwala nam działać skutecznie. Przy większych zleceniach do bieżącego kontaktu używamy dodatkowych narzędzi służących do śledzenia błędów oraz zarządzania projektami takich jak JIRA. Daje nam to możliwość natychmiastowej reakcji na zgłoszenia oraz skutecznej organizacji pracy.

Przy mniejszych realizacjach organizujemy z klientem cykliczne spotkania, aby podsumować działania i przedstawić etap realizacji, na którym jesteśmy.

(Sprawdź, jak wybrać odpowiedni software house)

Kotrak zajmuje się również asystą techniczną – na czym ona polega?

T.B.: Zależy nam na tym, aby klienci byli zadowoleni zarówno z naszych systemów, jak i pomocy powdrożeniowej, dlatego od 2008 roku świadczymy usługi asysty. Specjaliści z tego działu znają nasze oprogramowania. Często biorą udział w ich wdrażaniu, przez co znają założenia projektów i dzięki temu mają pełen ogląd sytuacji. Taki sposób działania pozwala nam na świadczenie usług serwisowy na wysokim poziomie.

Wyróżnia nas też to, że mamy zespół serwisowy działający stacjonarnie. Jest to około 15 osób, które zostały przydzielone do konkretnych tematów, na przykład naprawy systemów ERP (między innymi takich jak Comarch ERP Optima). Są dostępni dla klienta w dogodnym dla niego czasie i zajmują się wyłącznie realizacją zgłoszeń. Dzięki temu zapewniamy szybką reakcję na potrzeby kontrahentów.

B.W.: Usługi serwisowe świadczymy całodobowo. Potrzeba takiego sposobu działania pojawiła się wraz z obsługą klientów z krajów z różnych stref czasowych. Fabryki firmy De Heus zlokalizowane są na całym świecie, dlatego dostosowaliśmy się do tej sytuacji i jesteśmy dostępni całodobowo. Wymagało to oczywiście zmiany trybu pracy w dziale serwisowym. Wprowadziliśmy system zmianowy oraz dyżury, które dobrze się sprawdzają i pozwalają zapewnić wysokiej jakości obsługę.

(Sprawdź, co to jest Service Level Agreement SLA oraz co to jest Continual Service Improvement)

Jakie zagraniczne wdrożenia wykonali specjaliści firmy Kotrak?

T.B.: Po wykonaniu aplikacji dla firmy De Heus w Polsce, zostaliśmy zapytani o możliwość przeniesienia tego rozwiązania do RPA – było to nasze pierwsze wdrożenie zagraniczne. Następnie kontrahent zdecydował się na wdrożenie systemu w Wietnamie, Rosji, Czechach, Słowacji, Mjanmie (daw. Birma), Etiopii, Ukrainie, Ghanie, Brazylii, Bangladeszu i wielu innych krajach.

Jeśli chodzi o firmę Mowi to na początku stworzyliśmy dla niej oprogramowanie na rynek polski, następnie rozpoczęliśmy świadczenie usługi suportu dla ich innych lokalizacji europejskich oraz wdrożyliśmy rozwiązania IT w Norwegii i Szwecji.

Kiedy i dlaczego firma Kotrak zdecydowała się otworzyć oddziały zagraniczne

T.B.: Równolegle do wspomnianych wcześniej wydarzeń, wdrażaliśmy również gotowe oprogramowania zagranicą np. w Londynie. W 2015 roku powstał tam nasz oddział, gdyż zauważyliśmy szansę na rozwój i nowych klientów z tego regionu.

Kierowani potrzebą dalszego rozwoju oraz chęcią poznania rynku amerykańskiego, uruchomiliśmy biuro w Kalifornii. Współpracujemy tam z firmą, która pomaga nam poznać metody pracy branży IT w USA.

To właśnie dzięki aktywnościom w Stanach Zjednoczonych powstał nasz projekt z zakresu elektromobilności.

Jak wygląda analiza przedwdrożeniowa i rozmowa z klientem na temat aplikacji?

Jakub Imosa.: Przed wykonaniem analizy przedwdrożeniowej, dobieramy zespół osób, które mają doświadczenie w tworzeniu produktów dedykowanych dla konkretnej branży. Jeżeli klient jest z nowego obszaru, wybieramy konsultantów, którzy zapoznają się z założeniami projektu i charakterystyką branży.

Pierwsza konsultacja dotyczy podstawowych założeń projektu. Rozmawiamy o tym, jaki jest cel stworzenia aplikacji, jak powinna działać i kto będzie jej odbiorcą. Zebrane informacje pozwalają nam dobrać odpowiedni zespół oraz narzędzia. Kolejno wybieramy z klientem osoby odpowiedzialne za projekt po jego stronie.

Następnie podczas wywiadu analitycznego ustalamy ze zleceniodawcą zakres projektu. Omawiamy założenia, a nasi konsultanci tworzą projekt funkcjonalny. Pozwala on ustalić czas potrzebny na stworzenie aplikacji oraz koszty niezbędne do realizacji zlecenia, wynikające z czasochłonności prac programistycznych lub instalacyjno-wdrożeniowych.

Na kolejnym etapie określamy wymagania techniczne, umożliwiające sprawne działanie aplikacji, a także ilość użytkowników programu. Zebrane dane pozwalają zaprojektować architekturę oprogramowania oraz określić wymagane parametry techniczne.

(Sprawdź, co obejmuje kompleksowa obsługa informatyczna firm w Kotrak oraz jak analiza przedwdrożeniowa usprawnia proces wdrożenia)

Ile trwa wykonanie aplikacji dedykowanej dla klienta?

J.I.: Czas stworzenia aplikacji jest zależny od jej rodzaju (webowa, desktopowa, mobilna), funkcjonalności, dodatkowych modułów oraz wymaganych integracji. Wykonanie systemu dla biznesu jest czasochłonne, ponieważ na bieżąco weryfikujemy zmiany, naprawiamy błędy i modernizujemy rozwiązania. Napisanie oprogramowania chociażby dla firmy produkcyjnej, wiąże się z uruchomieniem szczegółowych procesów oraz określaniem wielu zaawansowanych funkcji.

Przykładem może być system do wykonywania i analizy badań analitycznych, gdzie wszelkie procesy musimy tworzyć od początku. Wówczas projektujemy architekturę, bazę danych czy interfejs aplikacji, co niestety wymaga czasu.

Jeśli jednak klientowi zależy na szybszym wdrożeniu, może zdecydować się na podstawową wersję systemu, a później  go udoskonalać. W takiej sytuacji stosujemy technikę Minimum Valuable Product. Pozwala to naszym klientom zapoznać się z dostarczonym rozwiązaniem szybciej, a następnie je rozwijać.

Stworzenie aplikacji na rynek detaliczny w większości przypadków zajmuje mniej czasu. Można ją zaprogramować już w kilka miesięcy.

(Dowiedz się, jakie technologie są używane do tworzenia aplikacji dedykowanych)

Aplikacje do jakich branż specjaliści Kotrak tworzą najczęściej?

J.I.: Działamy zarówno dla branży B2B, jak i B2C. Specjalizujemy się w tworzeniu aplikacji dla przemysłu, produkcji, handlu, dystrybucji i laboratoriów. Mamy duże także doświadczenie we wdrażaniu systemów dla przemysłu rolno-spożywczego zarówno w Polsce, jak i zagranicą.

(Dowiedz się, co musisz wiedzieć o systemie MES dla produkcji spożywczej i jak go wybrać)

W obecnej sytuacji istotną kwestią są wdrożenia zdalne – jakie Kotrak posiada doświadczenie w tym zakresie?

T.B.: Nasi specjaliści wykonują zdalne wdrożenia od wielu lat. Kolejną wersję wdrożenia w RPA, o którym rozmawialiśmy wcześniej, wykonywaliśmy zdalnie i byliśmy bardzo zadowoleni z jego przebiegu oraz efektu. Wdrożenia zdalne wykonywaliśmy również w Brazylii, Etiopii, Ghanie, Wietnamie, Holandii. Nauczyły nas one pracy z klientem bez konieczności spotkań stacjonarnych, co w obecnie panującej sytuacji na świecie jest bardzo cenioną umiejętnością. Dzięki współpracom zagranicznym byliśmy przygotowani do zmiany związanej z rozmowami oraz wdrażaniem systemów zdalnie.