Jak wybrać program do budżetowania do firmy?

Czy Twój firmowy budżet niejednokrotnie przekroczył wcześniejsze założenia finansowe? Zamykając projekt widzisz, że jego koszty nie spięły się po Twojej myśli? W takich sytuacjach warto pomyśleć nad wprowadzeniem do firmy programu do budżetowania, który nie tylko zapewni Ci kontrolę nad finansami, ale również pozwoli usprawnić działania. Nim jednak przystąpisz do zakupu takiego systemu warto się dowiedzieć, na co zwrócić uwagę podczas jego wyboru. Odpowiedzi udziela nasz specjalista.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• Budżetowanie – co to jest?
• Arkusz kalkulacyjny czy system do budżetowania – co wybrać?
• Na co zwrócić uwagę wybierając program do budżetowania?
• Co zapewnia program do budżetowania z naszej oferty?

Budżetowanie – co to jest?

Budżetowanie w przedsiębiorstwie to narzędzie, które wspiera firmę w obszarze projektowania, tworzenia, zatwierdzania, kontrolowania oraz rozliczania budżetu. Ale nie tylko! W połączeniu z planowaniem, budżetowanie wchodzi również w skład kluczowych działań skutecznego controllingu.

Przykładowo tworząc plany finansowe dla danych projektów możesz od razu zarezerwować oraz nadać priorytety dla potrzebnych do realizacji zasobów (ludzkich czy materialnych), jak również w razie konieczności je alokować. Jesteś również w stanie monitorować stopień wykorzystania budżetu oraz otrzymywać alerty w razie jego możliwego przekroczenia i to już na poziomie składania zamówień. W ten sposób posiadasz bieżący dostęp do istotnych dla Ciebie danych oraz zyskujesz możliwość szybkiego reagowania na niespodziewane sytuacje.

Podsumowując, celem budżetowania jest skuteczne realizowanie celów przedsiębiorstwa, niezależnie od tego czy funkcjonuje ono jako forma kontrolowania wydatków w firmie, czy jako metoda nadzorowania przebiegu projektów przez nią realizowanych.

(Dowiedz się jak zapanować nad nieporządkiem w firmowych dokumentach)

Arkusz kalkulacyjny czy system do budżetowania – co wybrać?

Decydując się na wdrożenie budżetowania w firmie warto pomyśleć nad narzędziem, które będzie wspierać ciebie i twoich pracowników w prowadzeniu tego procesu. Podstawowym rozwiązaniem wybieranym przez wiele przedsiębiorstw (szczególnie na początku działalności) jest arkusz kalkulacyjny. Do jego głównych zalet należy:

• powszechność w dostępie
• łatwość w obsłudze
• niski koszt licencji

Niestety, arkusze kalkulacyjne zwykle sprawdzają się dobrze w małych firmach, których procesy finansowania nie należą do skomplikowanych. Jeśli zatem prowadzisz większą firmę lub zajmujesz się nadzorowaniem rozbudowanych projektów, to warto byś wybrał dedykowany system do budżetowania.

Jego funkcjonalności zapewnią Ci kompleksową kontrolę finansów, jak również pozwolą wykryć nieścisłości w działaniu, wąskie gardła, a nawet zgromadzić oszczędności. Z resztą doskonałym sygnałem informującym, że powinieneś wdrożyć w swojej firmie program do budżetowania jest moment, w którym po zakończonym projekcie lub okresowym rozliczeniu nagle okazuje się, że ostateczna kwota przewyższyła znacznie Twoje założenia.

(Przeczytaj o tym jak ułatwić pracę w dziale księgowości)

Na co zwrócić uwagę wybierając program do budżetowania?

Wybierając program do budżetowania zwróć uwagę przede wszystkim na oferowane przez niego funkcjonalności.

Po pierwsze sprawdź, czy system umożliwia kontrolę założonego budżetu, czyli posiada alerty informujące o stopniu jego wykorzystania. Dzięki niej będziesz zawsze na bieżąco z danymi, co pozwoli Ci reagować na możliwe przekroczenia oraz zmiany już na wczesnych etapach, np. przy składaniu zamówienia.

Kolejnym ważnym aspektem jest możliwość wykonywania szybkich i wielowymiarowych analiz oraz raportów. To dzięki nim możesz wyciągać wnioski na przyszłość, a tym samym z wyprzedzeniem planować wykorzystanie zasobów oraz określać miejsca powstawania kosztów. Dotyczy to zarówno spraw związanych z pracownikami działającymi przy projekcie i wykorzystywanymi materiałami, jak również takich kwestii jak rozłożenie zużycia prądu, czy paliwa.

Zwróć też uwagę jakie formy kalkulacji zapewnia dany system i czy pozwala na tworzenie podbudżetów oraz różnych scenariuszy finansowych. To funkcje niezbędne szczególnie przy tworzeniu bardziej złożonych projektów (np. budowlanych), gdzie prace można rozbić na różne etapy i dedykowane im budżety. W ten sposób nie tylko monitorujesz ogół założonego planu, ale również finanse przeznaczone na poszczególne kwestie (np. budowie kanalizacji czy ogrzewania).

Dobry program do budżetowania współpracuje także z innymi systemami, jak ERP (między innymi Comarch ERP Optima) czy OCR (automatyczny odczyt dokumentów). Ich integracja pozwala na pracę na wspólnych bazach danych, a co za tym idzie sprawny przepływ informacji. Jest to również zmniejszenie ilości pracy oraz ograniczenie występowania potencjalnych błędów, gdyż integracja zapewnia jednorazowe wprowadzanie danych do bazy i ich swobodny przepływ pomiędzy programami.

(Dowiedz się więcej o tym jak działa szyna integracyjna i w jaki sposób możesz usprawnić pracę zdalną w firmie)

Co zapewnia program do budżetowania z naszej oferty?

Program do budżetowania z naszej oferty to kompleksowe narzędzie, które wspiera naszych klientów z różnych branż od lat.

System został wyposażony m.in. w:

• automatyczne powiadomienia o przekraczaniu budżetu lub zbliżaniu się do wyznaczonych limitów
• możliwość rozliczania budżetu w różnych walutach
• wielowymiarowe analizy i raporty
• budowanie głębokich struktur finansowych w postaci np. podbudżetów
• współpracę z modułem OCR
• możliwość nadawania różnych dostępów i widoków poszczególnym użytkownikom
• integrację z niemal każdym system biznesowym i działanie na wspólnej bazie danych

Z oferowanym przez nas programem możesz tworzyć różne scenariusze budżetowania, zakładające wszelkie zmienne mogące pojawić się w trakcie prac (np. zmiany w godzinowych stawkach czy cenach materiałów). W ten sposób łatwo przeliczysz budżet, a tym samym będziesz mógł stworzyć próg bezpieczeństwa finansowego dla inwestycji. Jest to szczególnie pomocna funkcja przy tworzeniu kosztorysów do przetargów, gdzie czas obliczenia kosztów projektu i jego realizację mogą dzielić kilka, a nawet kilkanaście miesięcy. Takie symulacje pozwalają na tworzenie realnych budżetów, posiadających zapas finansowy i tym samym zabezpieczających wykonanie projektu.

Program oferuje również możliwość pracy na wersji mobilnej, dostępnej na tablet oraz smartphone. Umożliwia ona wykonywanie budżetowania offline – online. Oznacza to, że dane mogą być wprowadzane do systemu, nawet jeśli nie posiada on chwilowego połączenia z Internetem, a następnie automatycznie przesyłane i aktualizowane w głównej bazie, gdy tylko takie zostanie nawiązane. Jest to zaleta sprawdzająca się szczególnie w projektach wykonywanych w terenie, gdzie po skończonej dniówce kierownik łączy się z siecią przesyłając wszystkie informacje z wykonanych prac.

System pozwala również na wygodne modelowanie danych oraz tworzenie podzielników i modeli analitycznych. Oznacza to, że np. wszelkie powstające koszty możesz rozpisywać nie tylko z podziałem na projekty lub podprojekty, ale również poszczególne zasoby. Przykładowo rachunek za prąd możesz rozpisać zarówno na dane działy w firmie, jak również poszczególne maszyny (znając ich stopień zużywania energii). W ten sposób jesteś w stanie stworzyć bardzo szczegółowe symulacje zużycia zasobów finansowych.

(Przeczytaj jak wdrażamy systemy IT u naszych klientów i dlaczego warto wybrać system workflow)

Artykuł powstał we współpracy z Piotrem Bargiełem, Starszym Specjalistą ds. Sprzedaży w Kotrak.