KSeF – co trzeba wiedzieć? Pytania i odpowiedzi

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obecnie jeden z najgorętszych tematów w obszarze księgowości i rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorcy pytają przede wszystkim: od kiedy KSeF będzie obowiązkowy, jak dokładnie działa, czy zastępuje faktury papierowe, jak wystawiać i odbierać dokumenty oraz jak przygotować firmę do nowego modelu rozliczeń.

W poniższym artykule odpowiemy na pytania:

1. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla firm?
2. Kogo dokładnie będzie dotyczył obowiązek korzystania z KSeF?
3. Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?
4. Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?
5. Jak zgłosić firmę do KSeF i nadać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu?
6. Jak działa KSeF i na czym polega wymiana faktur w tym systemie?
7. Jak pobrać lub odebrać fakturę wystawioną w KSeF?
8. Czy faktury proforma lub noty korygujące będą mogły być wystawiane przez KSeF?
9. Jakie są terminy na wystawienie i przesłanie faktury do KSeF?
10. Jak weryfikować status kontrahenta (np. NIP, VAT) w kontekście obowiązku KSeF?
11. Czy osoby fizyczne wynajmujące lokale lub prowadzące nierejestrowaną działalność będą musiały korzystać z KSeF?
12. Czy KSeF całkowicie zastąpi papierowe lub PDF-owe faktury?
13. Czy zagraniczne firmy zarejestrowane na VAT w Polsce będą musiały korzystać z KSeF?
14. Jakie wymagania techniczne lub integracje muszą spełnić programy księgowe do obsługi KSeF?
15. Jakie zmiany w kosztach lub obowiązkach dla firm wiążą się z wprowadzeniem KSeF?

Najczęściej zadawane pytania o KSeF

Wielu interesuje też, kto będzie z obowiązku zwolniony, czy dotyczy to wynajmu prywatnego, jak wygląda integracja z biurem rachunkowym oraz co z fakturami proforma. Oto najczęstsze pytania – i konkretne odpowiedzi.

1. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla firm?

Obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 roku dla podatników VAT, a od 1 kwietnia 2026 roku dla firm zwolnionych z VAT. Nowy harmonogram KSeF został ogłoszony po tym, jak w lutym 2024 roku wykryto problemy z wydajnością systemu. Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przesunięcie daty, aby dać czas na dalsze testy i poprawki. Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość testowania systemu w wersji dobrowolnej, co warto wykorzystać na przygotowania. Choć czas do obowiązku jeszcze jest, nie warto odkładać wdrożenia na ostatnią chwilę.

2. Kogo dokładnie będzie dotyczył obowiązek korzystania z KSeF?

KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury – bez względu na branżę, wielkość firmy czy sposób rozliczeń. Od lutego 2026 obowiązek dotyczyć będzie podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych z przyczyn podmiotowych lub przedmiotowych), natomiast od kwietnia tego samego roku – także podmiotów, które nie są podatnikami VAT, ale prowadzą działalność gospodarczą. To oznacza, że zarówno duże spółki, jak i jednoosobowe działalności będą objęte systemem, chyba że są całkowicie poza zakresem VAT i nie wystawiają faktur.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?

Proces wystawienia faktury w KSeF polega na przygotowaniu dokumentu w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(2). Fakturę tworzy się w systemie księgowym zintegrowanym z KSeF lub w darmowym narzędziu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Po wprowadzeniu danych i wygenerowaniu dokumentu, faktura zostanie przesłana do KSeF przez API. System automatycznie nadaje jej numer referencyjny i uznaje za wystawioną w chwili jej przyjęcia. Następnie faktura może być przekazana odbiorcy, który uzyskuje do niej dostęp również przez KSeF lub poprzez swój program księgowy.

4. Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?

Wdrożenie KSeF wymaga kilku kluczowych działań. Po pierwsze, należy upewnić się, że używane oprogramowanie księgowe obsługuje integrację z KSeF i potrafi generować faktury w formacie XML FA(2). Przykładem dedykowanego oprogramowania jest Comarch KSeF. Po drugie, warto przeprowadzić analizę wewnętrznych procesów wystawiania faktur – zwłaszcza jeśli w firmie istnieją niestandardowe schematy rozliczeń. Trzeci krok to szkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie, a w przypadku współpracy z biurem rachunkowym – ustalenie zakresu obowiązków i nadanie odpowiednich uprawnień. Dobrym pomysłem jest też testowanie środowiska demo, by sprawdzić, jak działa system w praktyce.

5. Jak zgłosić firmę do KSeF i nadać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu?

Zgłoszenie firmy do KSeF odbywa się przez platformę e-Urząd Skarbowy, gdzie można utworzyć konta użytkowników, nadać uprawnienia i wygenerować tokeny dostępowe. Osoba uprawniona (właściciel, prezes) nadaje dostęp do systemu pracownikom lub zewnętrznym podmiotom, np. biurom rachunkowym, poprzez formularz ZAW-FA. Tokeny techniczne pozwalają z kolei zintegrowanym programom automatycznie łączyć się z KSeF i przesyłać dane. Ważne, by proces nadawania uprawnień był dobrze udokumentowany – to gwarancja bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami.

6. Jak działa KSeF i na czym polega wymiana faktur w tym systemie?

Odpowiedź na pytanie, czym jest KSeF brzmi: jest to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów, która pośredniczy w całym procesie fakturowania. Przedsiębiorca wystawia fakturę w formacie XML i przesyła ją do KSeF, gdzie następuje jej weryfikacja i nadanie numeru referencyjnego. Faktura zostaje uznana za wystawioną dopiero po zatwierdzeniu w systemie. Odbiorca nie dostaje jej e-mailem – zamiast tego może pobrać ją bezpośrednio z systemu lub przez swój zintegrowany program księgowy. Dzięki temu każda faktura jest autoryzowana, zarchiwizowana i dostępna online przez 10 lat.

7. Jak pobrać lub odebrać fakturę wystawioną w KSeF?

Odbiorca faktury nie dostaje jej już bezpośrednio od sprzedawcy – dokument trafia wyłącznie do systemu KSeF. Aby ją odebrać, konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień (np. tokenu lub konta z nadanym dostępem). Fakturę można pobrać za pomocą oprogramowania zintegrowanego z KSeF lub zalogować się na platformę e-Urząd Skarbowy. W praktyce większość firm skonfiguruje swoje systemy tak, aby faktury odbierały się automatycznie. Uwaga: jeśli odbiorca nie ma dostępu do KSeF, sprzedawca może udostępnić mu jedynie wydruk lub kopię dokumentu z systemu – nie ma możliwości tradycyjnego przesyłania PDF-a e-mailem.

8. Czy faktury proforma lub noty korygujące będą mogły być wystawiane przez KSeF?

Nie. KSeF obsługuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane – czyli faktury sprzedaży, zaliczkowe i korygujące (księgowe). Faktury proforma nie mają statusu dokumentu księgowego i nie podlegają obowiązkowi przesyłania przez KSeF – można je nadal wystawiać poza systemem. Podobnie jest z notami korygującymi – jeśli nie wpływają one na dane finansowe (np. poprawiają jedynie literówki), wystawia się je poza systemem. Faktury korygujące wpływające na wartość lub treść transakcji muszą natomiast przechodzić przez KSeF i być zgodne z jego strukturą.

9. Jakie są terminy na wystawienie i przesłanie faktury do KSeF?

Faktura uznawana jest za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez KSeF – to kluczowa zmiana względem obecnych zasad. Dlatego przedsiębiorcy muszą przesyłać dokumenty do systemu z wyprzedzeniem, uwzględniając możliwe opóźnienia w przesyłaniu lub błędach technicznych. Termin wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT zwykle przypada do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub dostawy towaru, jednak w praktyce warto dokonywać tego znacznie wcześniej – zwłaszcza przy dużej liczbie faktur lub konieczna jest integracja KSeF w zakresie oprogramowania ERP.

10. Jak weryfikować status kontrahenta (np. NIP, VAT) w kontekście obowiązku KSeF?

Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić, czy kontrahent posiada aktywny numer NIP i jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Weryfikację można przeprowadzić w bazie CEIDG, rejestrze VAT UE (VIES) oraz na tzw. białej liście podatników VAT prowadzonej przez MF. W KSeF nie istnieje automatyczna walidacja danych kontrahenta – błędne dane mogą skutkować odrzuceniem faktury lub jej brakiem w systemie odbiorcy. Weryfikacja pozwala uniknąć błędów formalnych i zabezpiecza interesy obu stron transakcji.

11. Czy osoby fizyczne wynajmujące lokale lub prowadzące nierejestrowaną działalność będą musiały korzystać z KSeF?

Nie. Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmuje osób fizycznych, które nie są podatnikami VAT i nie prowadzą formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że osoby wynajmujące prywatnie mieszkanie lub prowadzące tzw. działalność nierejestrowaną (np. drobne usługi bez przekroczenia limitu przychodu) mogą wystawiać faktury poza systemem – tradycyjnie lub w PDF. KSeF dotyczy wyłącznie firm i podmiotów uznanych za przedsiębiorców w rozumieniu prawa podatkowego.

12. Czy KSeF całkowicie zastąpi papierowe lub PDF-owe faktury?

Tak – w przypadku faktur wystawianych przez przedsiębiorców po wejściu w życie obowiązku. Od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. faktury wystawiane poza KSeF (np. w PDF czy papierowo) nie będą uznawane za dokumenty księgowe. Odbiorca otrzyma dostęp do faktury przez system KSeF lub przez zintegrowany program, a wersja papierowa będzie mogła funkcjonować wyłącznie jako kopia. To rewolucyjna zmiana – faktura zacznie istnieć prawnie dopiero w systemie MF, a nie na komputerze wystawcy.

13. Czy zagraniczne firmy zarejestrowane na VAT w Polsce będą musiały korzystać z KSeF?

Tak. Jeśli zagraniczna firma posiada numer NIP w Polsce i jest zarejestrowana jako podatnik VAT, również będzie objęta obowiązkiem wystawiania e-faktur przez KSeF. Dotyczy to m.in. firm, które posiadają w Polsce magazyny, oddziały lub siedzibę. W przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce obowiązek KSeF może nie dotyczyć wszystkich przypadków, jednak w razie wątpliwości warto skonsultować sytuację z doradcą podatkowym. Zagraniczne podmioty będą musiały również zapewnić techniczny dostęp do KSeF (np. przez przedstawiciela podatkowego).

14. Jakie wymagania techniczne lub integracje muszą spełnić programy księgowe do obsługi KSeF?

Programy do fakturowania muszą obsługiwać strukturę FA(2), umożliwiać generowanie faktur w formacie XML i komunikację z API KSeF. Oznacza to konieczność wdrożenia funkcji podpisywania dokumentów, odbierania UPO (urzędowego poświadczenia odbioru) oraz zarządzania tokenami dostępowymi. Program powinien również pobierać faktury przychodzące i zapisywać historię operacji. Wymagane jest też przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych i odpowiednia archiwizacja dokumentów przez minimum 10 lat od daty wystawienia.

15. Jakie zmiany w kosztach lub obowiązkach dla firm wiążą się z wprowadzeniem KSeF?

Wprowadzenie KSeF oznacza nowe obowiązki organizacyjne i koszty – zwłaszcza na etapie wdrożenia. Firmy będą musiały zaktualizować oprogramowanie, przeprowadzić szkolenia i często skonsultować proces z zewnętrznymi specjalistami IT lub doradcami podatkowymi. Dla wielu oznacza to wydatek, ale także oszczędności w dłuższej perspektywie: zniknie obowiązek przechowywania papierowych faktur, skróci się czas obiegu dokumentów, a automatyzacja ograniczy liczbę błędów. Ministerstwo zapowiada też szybsze zwroty VAT jako dodatkową korzyść.