KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?

Obowiązek wystawiania e-faktur przez KSeF zbliża się nieubłaganie, choć – jak się okazuje – nie tak szybko, jak pierwotnie planowano. Dla jednych to ulga, dla innych rozczarowanie. Pytanie „KSeF – od kiedy?” staje się coraz bardziej aktualne i wywołuje ożywione dyskusje wśród właścicieli firm, księgowych i doradców podatkowych.

W artykule poruszymy:

1. Czy Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy?
2. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
3. Dlaczego termin wdrożenia obowiązkowego systemu e-faktur został przesunięty?
4. Dla kogo obowiązkowy będzie KSeF?
5. Co oznacza obowiązkowy KSeF w praktyce?
6. Jakie są kluczowe daty wdrożenia obowiązkowego systemu e-faktur?

Czy Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy?

Na dziś nie – ale będzie. Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, funkcjonuje już od 1 stycznia 2022 roku, lecz w fazie dobrowolnej. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą z niego korzystać. System został wprowadzony jako część szerszego planu cyfryzacji obiegu dokumentów w Polsce i stanowi alternatywę dla tradycyjnych faktur papierowych czy faktur elektronicznych przesyłanych e-mailem.

Choć dostęp do KSeF mają dziś wszyscy czynni podatnicy VAT, korzystanie z niego stanie się obowiązkiem dopiero za kilkanaście miesięcy. Co ważne – system nie tylko archiwizuje, ale również nadaje fakturom unikalny numer identyfikacyjny i umożliwia ich automatyczne udostępnianie odbiorcom. To oznacza głęboką zmianę w dotychczasowym sposobie dokumentowania sprzedaży.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

To pytanie, które pada najczęściej. Początkowo zakładano, że KSeF stanie się obowiązkowy już 1 stycznia 2024 roku. Następnie przesunięto ten termin na lipiec 2024 roku, co miało dać przedsiębiorcom nieco więcej czasu na dostosowanie się. Ostatecznie jednak – po serii testów, konsultacji i analiz – Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy harmonogram. Według aktualnych informacji, system KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla czynnych podatników VAT.

Dla pozostałych firm, czyli tych korzystających ze zwolnienia z VAT, obowiązek wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 roku. W praktyce oznacza to, że jeszcze przez cały 2025 rok faktury można będzie wystawiać na dotychczasowych zasadach – choć resort finansów zachęca do wcześniejszego zapoznania się z systemem i testowania jego funkcjonalności.

Polecam nasz przewodnik po tym, czym jest KSeF.

Dlaczego termin wdrożenia obowiązkowego systemu e-faktur został przesunięty?

Decyzja o przesunięciu obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie była przypadkowa. Ministerstwo Finansów poinformowało o niej oficjalnie w lutym 2024 roku, tłumacząc ją problemami technicznymi oraz koniecznością dopracowania systemu. W trakcie testów wykryto liczne błędy oraz ograniczenia wydajnościowe, które mogłyby zagrozić ciągłości obiegu dokumentów w milionach firm.

W komunikacie resortu podkreślono, że system musi działać stabilnie, niezawodnie i z odpowiednim poziomem bezpieczeństwa – a do tego w czasie rzeczywistym. KSeF to bowiem rozwiązanie, które będzie przetwarzać miliony faktur dziennie i komunikować się z setkami różnych programów księgowych. Wdrożenie go w niesprawdzonym stanie mogłoby przynieść więcej szkód niż pożytku, dlatego zdecydowano o przesunięciu o dwa lata.

Dla kogo obowiązkowy będzie KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie w zasadzie wszystkich przedsiębiorców. System został zaprojektowany jako uniwersalny i docelowo ma zastąpić wszystkie inne formy fakturowania. Od lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników VAT, czyli większości średnich i dużych firm, a także części mikroprzedsiębiorstw. Dwa miesiące później, od kwietnia 2026 roku, system obejmie także tych, którzy są zwolnieni z VAT, czyli na przykład freelancerów, działalności nierejestrowane, niektórych lekarzy czy nauczycieli prowadzących jednoosobowe firmy.

Niezależnie od wielkości, branży czy formy opodatkowania, każda działalność będzie musiała zintegrować swój sposób fakturowania z krajowym systemem. Co ważne, nie będzie już można wystawiać faktur „z ręki” czy wysyłać PDF-ów e-mailem. Każda faktura zostanie wystawiona w ustandaryzowanym formacie XML, przesłana do systemu Ministerstwa Finansów, tam zatwierdzona i dopiero potem udostępniona odbiorcy. W ten sposób zmieni się cały cykl życia dokumentu – od momentu jego wystawienia, przez księgowanie, po przechowywanie.

Polecam artykuł poświęcony temu, czym jest integracja KSeF w firmie.

Co oznacza obowiązkowy KSeF w praktyce?

W praktyce obowiązkowy KSeF oznacza całkowitą zmianę sposobu wystawiania faktur. Od 2026 roku faktura sprzedażowa nie będzie już „tworzona” na komputerze i wysłana klientowi, lecz wygenerowana w określonym formacie, przekazana do systemu KSeF i dopiero po akceptacji udostępniona odbiorcy. Wystawienie faktury będzie możliwe tylko z poziomu narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub za pomocą oprogramowania zintegrowanego z systemem przez API.

Dla wielu firm oznacza to konieczność modyfikacji systemów ERP, wprowadzenia nowych procedur i wdrożenia automatyzacji. Utrudnienia mogą pojawić się zwłaszcza w firmach o rozbudowanym modelu fakturowania – z licznymi korektami, fakturami zaliczkowymi, cyklicznymi czy rozliczeniami częściowymi. Dlatego tak ważne jest, aby nie odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Jednym z możliwych rozwiązań jest Comarch KSeF.

Jakie są kluczowe daty wdrożenia obowiązkowego systemu e-faktur?

Najważniejsze terminy warto zapamiętać lub zapisać – bo będą miały realny wpływ na codzienną pracę działów księgowości i biur rachunkowych.

• Krajowy System e-Faktur wystartował w wersji dobrowolnej 1 stycznia 2022 roku. Od tego momentu każdy przedsiębiorca mógł przetestować jego działanie.
• W lipcu 2023 roku zakończono proces konsultacji z przedstawicielami różnych branż i rozpoczęto wdrażanie kolejnych funkcjonalności.
• Na początku 2024 roku planowano jego obowiązkowe wprowadzenie, ale po ujawnieniu błędów technicznych termin ten został przesunięty.
• Aktualnie obowiązujące daty to 1 lutego 2026 roku dla VAT-owców i 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników.

To przesunięcie daje przedsiębiorcom niemal dwa lata na dostosowanie swoich systemów, przeszkolenie pracowników i przygotowanie procesów wewnętrznych do nowej rzeczywistości. Jednocześnie Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z tzw. środowiska testowego oraz śledzenia zmian legislacyjnych, które mogą jeszcze doprecyzować zasady działania KSeF w praktyce.

Przygotowaliśmy także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o KSeF.