Ile kosztuje system WMS?

Zarządzanie magazynem wymaga pogodzenia ze sobą wielu aspektów, szczególnie w przypadku wymagających branż. Coraz więcej firm poszukuje więc Systemu Zarządzania Magazynem (WMS). Często właściciele zadają sobie jednocześnie pytanie „Ile kosztuje system WMS?”. W poniższym wpisie postaramy się odpowiedzieć szczegółowo na wszystkie możliwe wątpliwości – między innymi co wpływa na cenę systemu WMS, jakie są możliwości zakupu systemu WMS oraz w jaki sposób możesz się przygotować do ostatecznej wyceny systemu WMS.

Nasz artykuł przybliży Ci następujące tematy:

• Co wpływa na cenę systemu WMS?
• Wymagania sprzętowe, wielkość magazynu i rodzaj działalności — co jeszcze składa się na cenę WMS?
• Modele zakupu systemu WMS — tradycyjny i abonamentowy
• Całkowite koszty zakupu systemu WMS
• Analiza przedwdrożeniowa — czy jest potrzebna i ile kosztuje?
• Koszty dostosowania i integracji programu WMS
• Ile kosztuje wdrożenie systemu WMS?

Co wpływa na cenę systemu WMS?

Cena systemu WMS może być znacznie zróżnicowana w zależności od wielu czynników. Pierwszym kryterium, które będzie decydujące dla wysokości kosztów, będzie wybór producenta oraz rodzaju oprogramowania. Na rynku jest obecnie szeroki wybór, także koszt systemu WMS będzie się różnić w zależności od tego, na którą z opcji się zdecydujesz.

System magazynowy WMS może być oprogramowaniem gotowym, to znaczy pudełkowym. Bardzo często dostawcy systemów klasy ERP proponują także swoje oprogramowanie WMS. Jego cechą charakterystyczną jest fakt, iż takie oprogramowanie ma bardzo określoną strukturę, a także zamkniętą liczbę funkcjonalności.

Możesz także wybrać system WMS, który będzie rozwiązaniem dedykowanym, tak jak Kotrak WMS, ściśle dopasowanym do potrzeb i specyfiki Twojej działalności. Takie rozwiązania są zazwyczaj droższe, jednak w przypadku bardzo wyspecjalizowanych działalności – często zwrot z inwestycji przekracza nakłady finansowe, a korzyści systemu WMS dostosowanego do konkretnej firmy są ogromne. Dedykowany WMS jest także łatwo dostosować do zmieniających się z czasem potrzeb Twojej firmy.

Wymagania sprzętowe, wielkość magazynu i rodzaj działalności — co jeszcze składa się na cenę WMS?

Cena systemu magazynowego jest również uzależniona od kilku innych czynników. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:

• zakres funkcjonalności oferowany przez system WMS – standardowe funkcje obejmują zarządzanie towarami i śledzenie ich przepływu. Jednak zaawansowane funkcje, takie jak optymalizacja drogi magazynierów do składowanych produktów, optymalizacja wykorzystania przestrzeni magazynowej, analityka predykcyjna, integracja z systemami ERP czy zarządzanie robotami magazynowymi zgodnie z ideą Przemysłu 4.0, mogą zauważalnie podnieść koszty,
• liczba pracowników – licencjonowanie systemu magazynowego może być zależnie od liczby użytkowników. Im większe i bardziej złożone przedsiębiorstwo, tym często wyższa cena licencji systemu WMS. Dobrze jest więc już na początku zastanowić się, ilu pracowników będzie realnie korzystać z systemu WMS tak, by nie generować niepotrzebnych kosztów przy wykupieniu zbyt dużej liczby licencji,
• rodzaj działalności i branża – branże o specyficznych wymaganiach mogą potrzebować dedykowanych modułów, co podniesie koszty zakupu systemu WMS. Jednak bywają wyjątki od tej reguły – jeśli przedsiębiorstwo działa w dość „klasycznej” branży, ale oczekiwania stawiane przed oprogramowaniem magazynowym są wysokie, wtedy cena również może być wyższa,
• rodzaj instalacji – oprogramowanie niektórych producentów może być zainstalowane w chmurze (system WMS online) lub lokalnie, a wybór każdej z opcji wiąże się z inną wysokością kosztów; instalacja w zewnętrznej chmurze bywa atrakcyjnym rozwiązaniem dla firm, które nie chcą ponosić dużych nakładów finansowych na infrastrukturę sprzętową. Większość firm instaluje jednak WMSa lokalnie ze względu na to, że nie jest się wtedy uzależnionym od łącza internetowego. W przypadku lokalnej instalacji należy zakupić serwer, urządzenia mobilne dla magazynierów oraz routery. Dzięki takiej konfiguracji sprzętowej, do komunikacji wykorzystuje się sieć lokalną, która jest dostępna zawsze i o każdej porze – bez uzależnienia od zewnętrznych dostawców internetu,
• infrastruktura sprzętowa – oprócz wyżej wymienionych nakładów należy wspomnieć także o tym, że duże magazyny (np. magazyny wysokiego składowania) o złożonych procesach mogą wymagać bardziej rozwiniętej infrastruktury do przechowywania większej liczby danych o większej wydajności, a także większej liczby urządzeń mobilnych dla pracowników magazynu, co wpływa na ostateczne koszty zakupu oprogramowania WMS,
• liczba interfejsów – konieczność przetłumaczenia interfejsu na inny język nieznacznie wpływa na cenę systemu WMS, jednak nie jest to bardzo duży koszt.

Dowiedz się więcej: WMS dla e-commerce

Modele zakupu systemu WMS — tradycyjny i abonamentowy

W zależności od konkretnego systemu WMS, istnieją różne modele zakupu. Dwa najczęstsze to:

• jednorazowa opłaca licencyjna – jest to tradycyjny model zakupu systemu WMS i polega na uiszczeniu opłaty tylko jeden raz. Może ona uwzględniać także ewentualne dodatkowe usługi, np. dostosowanie programu do zarządzania magazynem do indywidualnych potrzeb, integrację czy wdrożenie. Nie będzie on jednak uwzględniać ewentualnych aktualizacji systemu,
• model abonamentowy – zakup licencji opiera się na regularnych opłatach miesięcznych (ang. Software as a Service, SaaS). Ze względu na rozłożenie płatności w czasie, jest on chętnie wybierany szczególnie przez małe przedsiębiorstwa.

Zobacz, czym jest WMS i jaki system do zarządzania magazynem wybrać oraz poznaj wady i zalety systemu MWS

Całkowite koszty zakupu systemu WMS

Podsumowując, całkowite koszty zakupu są efektem kombinacji wielu czynników. Cena zależy na przykład od zakresu funkcjonalności, rodzaju prowadzonej działalności oraz branży, liczby pracowników korzystających z oprogramowania magazynowego oraz wybranego modelu zakupu. Dlatego przedsiębiorstwa powinny dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i przeprowadzić rzetelną ocenę korzyści z wdrożenia, aby podjąć decyzję o inwestycji, która będzie odpowiadać ich specyficznym wymaganiom i budżetowi.

Należy dodatkowo zwrócić uwagę na to, że oprócz samego zakupu systemu WMS, przy pełnej odpowiedzi na pytanie „Ile kosztuje system WMS” musimy także pamiętać o koszcie wdrożenia systemu magazynowego. Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy, które mogą być wycenione przez firmę wdrażającą oprogramowanie WMS.

Pamiętając o tym, że na cenę systemu WMS wpływa wiele czynników można powiedzieć, że całkowite koszty zakupu i wdrożenia systemu WMS wahają się od kilkunastu tysięcy (ok. 20-35 tysięcy złotych) do ponad 100 tysięcy w przypadku, gdy wdrożenie jest zaawansowane i np. zawiera także integracje z zewnętrznymi systemami.

Analiza przedwdrożeniowa — czy jest potrzebna i ile kosztuje?

Przed wdrożeniem systemu WMS wskazane jest przeprowadzenie dokładnej analizy przedwdrożeniowej. Jej podstawowym celem jest zrozumienie funkcjonujących w Twojej firmie procesów magazynowych, dokładne określenie celów wdrożenia programu magazynowego, a także identyfikacja obszarów do poprawy lub całkowitej zmiany. Opłata za analizę przedwdrożeniową wynosi zazwyczaj od kilku, do kilkunastu tysięcy złotych. Oczywiście ostateczna kwota zależna jest od stopnia skomplikowania analizy.

Analiza przedwdrożeniowa stanowi dodatkowy koszt już na początku wdrożenia systemu WMS, natomiast w dłuższej perspektywie jest ona niezwykle opłacalna. Pomaga już na początku współpracy z firmą wdrożeniową zweryfikować założenia dotyczące nowego oprogramowania magazynowego, doprecyzować ustalenia, a także skutecznie wskazać tzw. wąskie gardła. Dobrze wykonana analiza przedwdrożeniowa uchroni Twoją firmę od ponoszenia zbędnych nakładów finansowych, szczególnie w przypadku większych i bardziej skomplikowanych wdrożeń. Wgląd osób zewnętrznych w założenia dotyczące systemu WMS, które mają wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu oprogramowania magazynowego, jest nieocenionym źródłem wiedzy i naprawdę warto z niego skorzystać.

Koszty dostosowania i integracji programu WMS

Dobry program WMS ma możliwość dostosowywania go do indywidualnych potrzeb konkretnej firmy, jednak jest to najczęściej związane z koniecznością zaplanowania prac programistycznych. Im większy zakres modyfikacji istniejących funkcji czy stworzenie bardziej zaawansowanych, niestandardowych raportów, tym oczywiście będzie to związane z wyższymi kosztami. Warto jednak rozważyć skorzystanie z tej opcji w przypadku, gdy dany element jest kluczowy dla Twojej działalności czy sposobu pracy.

Bardzo często oprogramowanie warehouse management system trzeba także zintegrować z innymi aplikacjami, funkcjonującymi już w Twojej firmie lub u podwykonawców – np. systemem ERP, systemem handlowym PC Market czy oprogramowaniem kurierskim. W takim przypadku również konieczne będzie zaangażowanie programisty, który dokona integracji systemu WMS.

Dobra firma wdrożeniowa nie wykona jednorazowej pracy, natomiast będzie monitorować stan integracji w czasie. Szczególnie istotnymi momentami może być upgrade systemu, z którym zintegrowano WMSa. Należy wtedy przeprowadzić testy i sprawdzić, czy integracja systemu WMS z zewnętrznymi aplikacjami nadal działa prawidłowo.

Kolejnym z aspektów, które wymagają uwagi, jest kwestia ewentualnej migracji danych, jeśli wcześniej Twoja firma korzystała już z jakiegoś systemu magazynowego innego producenta. Oczywiście takiej migracji także dokonuje dział developerski.

Dowiedz się więcej: Dlaczego warto integrować systemy WMS i ERP oraz Porównanie WMS a ERP – różnice i zastosowanie

Ile kosztuje wdrożenie systemu WMS?

Podsumowując, koszty wdrożenia systemu WMS obejmują takie elementy jak:

• analiza przedwdrożeniowa,
• konfiguracja oprogramowania magazynowego,
• migracja danych do rozwiązania WMS,
• integracja z zewnętrznym oprogramowaniem (np. integracja systemu WMS z systemem ERP, integracja systemu WMS z systemem MES),
• testy funkcjonalne i testy użytkownika,
• szkolenie pracowników – w firmie lub zdalnie (online),
• oraz wsparcie asysty technicznej po wdrożeniu – zależnie od szybkości reakcji na zgłoszenie.

Implementacja systemu WMS to proces kompleksowy, który może trwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy, w zależności od skali przedsięwzięcia. Zazwyczaj są to około 2-3 miesiące. Jeśli dobrze się przygotujemy do całego procesu, możemy z powodzeniem zaplanować wydatki odpowiednio wcześniej, a także rozłożyć je stopniowo w czasie.

Warto zdecydować się na nowoczesne oprogramowanie magazynowe, ponieważ zalety systemów WMS są ogromne – pomagają one uniknąć wielu pomyłek, optymalizują pracę magazynu i zwiększają poziom jakości obsługi klientów. Funkcje systemu WMS coraz częściej obejmują także wykorzystanie sztucznej inteligencji, która potrafi zastąpić pracowników w przypadku wielu powtarzalnych czynności.

Dowiedz się więcej o sztucznej inteligencji w przemyśle