Przewodnik po ERP – co to znaczy? Co to jest?

Wielu właścicieli firm bądź menadżerów, którzy zaczynają szukać oprogramowania dla swojej firmy, trafia na skrót „ERP”. Powstaje pytanie „Co to w ogóle jest?”, a w gąszczu skomplikowanych definicji znalezienie prostej odpowiedzi wcale nie jest takie łatwe. Dlatego właśnie postanowiliśmy przybliżyć znaczenie terminu ERP oraz podpowiedzieć, w jaki sposób system ERP wspiera prowadzenie biznesu.

ERP to skrót od angielskiego „Enterprise Resource Planning”. W dosłownym tłumaczeniu oznacza „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Czym są zasoby przedsiębiorstwa
• Do czego służy i co to jest system ERP
• Jakie obszary obsługuje ERP
• Dlaczego system ERP oznacza bezpieczeństwo
• Jakie są korzyści systemu ERP

Czym są zasoby przedsiębiorstwa?

Są to wszystkie te elementy materialne oraz niematerialne, które posiada firma i nimi dysponuje. Mogą to więc być:

• zasoby ludzkie – czyli pracownicy firmy, siła robocza, umiejętności personalne,
• zasoby informacyjne – informacje potrzebne do funkcjonowania firmy oraz wiedza wykorzystywana do pracy w firmie, np. używana technologia,
• zasoby finansowe – środki pieniężne,
• zasoby rzeczowe – na przykład budynki, sprzęt, surowce, posiadane grunty, itd.

Kluczem do sukcesu w biznesie i osiągania większego zysku jest racjonalne oraz optymalne zarządzanie posiadanymi zasobami. Jeśli posiadamy sprzęt – chcemy, by pracownicy wykorzystywali go do swojej bieżącej pracy i nie było przestojów. Gdy inwestujemy w jakiś obszar zakładamy, że będziemy kontrolować rezultat i mogli obserwować pozytywne efekty w przyszłości.

Doskonałe panowanie nad posiadanymi zasobami w czasie rzeczywistym oznacza przewagę nad konkurencją, nawet jeśli dynamika zmian jest duża. Im szybciej dostosowujemy się do oczekiwań rynku, do zmieniających się warunków czy też wyzwań technologicznych, tym lepiej będzie nam się wiodło.

Przedsiębiorstwa muszą sobie radzić z wieloma wyzwaniami. Odpowiedniego zarządzania przedsiębiorstwem, szybkiego podejmowania decyzji, planowania zasobów i optymalizacji procesów biznesowych musimy się nauczyć oraz wykorzystywać je już od początku prowadzenia firmy. Brakujących zasobów ludzkich nie sposób zrównoważyć, gdy nie mamy pełnej wiedzy o zapotrzebowaniu klientów, obłożeniu zadaniami czy dokładnym stanie zasobów finansowych. Nie ograniczymy też kosztów, jeśli nie umiemy zoptymalizować transportów i nie wypełniamy towarem aut po brzegi.

Do czego służy i co to jest system ERP?

Oprogramowanie klasy ERP to system pomagający w szybkim zdobywaniu wiedzy o zasobach, wspierający codzienną pracę i jej kontrolę oraz automatyzujący wiele czynności. Systemy ERP mogą być oczywiście dedykowane dużym firmom ze sporymi zasobami. Na rynku istnieją jednak także rozwiązania ERP dla firm mikro, małych, jak i średnich biznesów (takie jak Comarch ERP Optima).

Zazwyczaj oprogramowanie ERP składa się z modułów, które spełniają różne funkcje – umożliwiają na przykład zarządzanie zasobami takimi jak kadry i płace. Decydując się na zakup systemu ERP, nie musisz wykupywać od razu wszystkich elementów. Niektóre będą Ci potrzebne dopiero wtedy, gdy Twoja firma się rozrośnie, innych z kolei możesz w ogóle nie potrzebować.

Z kolei duże, międzynarodowe firmy z pewnością skorzystają zarówno ze wszystkich modułów ERP, jak i coraz popularniejszych dodatków rozwijających możliwości systemu – na przykład analiz w module Business Intelligence. Dzięki profesjonalnemu systemowi ERP możliwe jest zarządzanie całą grupą z poziomu holdingu, jak i pojedynczymi firmami.

Jakie obszary obsługuje ERP

System ERP pomoże Ci w wielu obszarach zarządzania biznesem. Są to między innymi: planowanie produkcji, zarządzanie obiegiem dokumentów, projektami i łańcuchem dostaw, księgowość i finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami, marketing i sprzedaż oraz tworzenie raportów i analiz.

Niezależnie jednak od tego z jakich modułów stworzymy swoje oprogramowanie, niezwykłą zaletą ERP jest bycie systemem zintegrowanym. Oznacza to, że raz wpisane dane do systemu są dostępne dla pracowników wielu działów. Przykładowo, jeśli wpisujemy do systemu zamówienie klienta w dziale sprzedaży, to w dziale produkcji takie zamówienie jest podstawą planowania dla zleceń produkcyjnych. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć ponownego wpisywania informacji przez kolejnych pracowników. Dzięki temu oszczędzamy czas, unikamy okazji do popełnienia błędu oraz automatyzujemy pracę. Pracownicy mają szybszy dostęp do informacji i wiedzą, gdzie je każdorazowo odnaleźć. Dodatkowo na etapie analiz i wyciągania wniosków na przyszłość, do menadżerów docierają ujednolicone dane. Znacząco upraszcza to raportowanie oraz przyspiesza podejmowanie decyzji.

Dlaczego system ERP oznacza bezpieczeństwo?

System informatyczny ERP jest obecnie dla firm jak dodatkowa para rąk do pomocy. Ciężko wyliczyć wszystkie zalety wynikające z wdrożenia systemu ERP w firmie. Oprogramowanie będzie automatycznie pilnować ważnych terminów, podpowie na przykład kiedy kończy się przegląd firmowych aut czy uprawnienia danego pracownika. W przypadku firm produkcyjnych zabezpiecza je od strony zasobów i pozwala sprostać popytowi, utrzymując minimalne stany magazynowe. Inaczej nie jesteśmy w stanie utrzymać ciągłości produkcyjnej, a przy zbyt dużych stanach ponosimy niepotrzebne koszty magazynowe.

System ERP pomoże nam wykryć słabe strony firmy i na podstawie zebranych danych podpowie najlepsze rozwiązanie, czyli na przykład gdzie zwiększyć marżę i o ile procent. Dodatkowo dzięki programowi ERP mamy gwarancję funkcjonowania w zgodzie z najnowszymi przepisami prawnymi w danym kraju. Prowadzenie księgowości jest także dużo prostsze i bezpieczniejsze, gdy bezpośrednio w systemie sprawdzimy, czy nasz kontrahent ma status czynnego podatnika VAT.

Jakie są korzyści systemu ERP?

Podsumowując, systemy ERP są niezastąpione przy integrowaniu wielu procesów zachodzących na co dzień w każdej firmie. Dzięki nim pracujemy szybciej, wydajniej i niwelujemy tzw. „wąskie gardła”. Prowadzą do zwiększania zysków dzięki ograniczaniu ryzyka i błędów. Dzięki wnioskom z bieżących działań możliwe jest polepszanie oferty i podwyższanie jakości obsługi klienta. Dzięki rozwojowi usług mobilnych i w chmurze, ERP wspiera właścicieli firm, menadżerów i pracowników podczas wykonywania obowiązków zawodowych w dowolnym miejscu na świecie.