Przewodnik po ERP – co to znaczy? Co to jest?

Wielu właścicieli firm bądź menadżerów, którzy zaczynają szukać oprogramowania dla swojej firmy, trafia na skrót „ERP”. Powstaje pytanie „Co to w ogóle jest?”, a w gąszczu skomplikowanych definicji znalezienie prostej odpowiedzi wcale nie jest takie łatwe. Dlatego właśnie postanowiliśmy przybliżyć znaczenie terminu ERP oraz podpowiedzieć, w jaki sposób system ERP wspiera prowadzenie biznesu.

ERP to skrót od angielskiego „Enterprise Resource Planning”. W dosłownym tłumaczeniu oznacza „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”.

Z naszego wpisu dowiesz się:

1. Do czego służy i co to jest system ERP
2. Jak działa system ERP?
3. Jakie obszary obsługuje ERP
4. Jakie są kluczowe funkcje i moduły ERP?
5. Dlaczego ERP jest ważne dla firm?
6. Jakie problemy rozwiązuje system ERP?
8. Dlaczego system ERP oznacza bezpieczeństwo
9. Jakie są korzyści systemu ERP

Do czego służy i co to jest system ERP?

Oprogramowanie klasy ERP to system pomagający w szybkim zdobywaniu wiedzy o zasobach, wspierający codzienną pracę i jej kontrolę oraz automatyzujący wiele czynności. Systemy ERP mogą być oczywiście dedykowane dużym firmom ze sporymi zasobami. Na rynku istnieją jednak także rozwiązania ERP dla firm mikro, małych, jak i średnich biznesów (takie jak Comarch ERP Optima).

Zazwyczaj oprogramowanie ERP składa się z modułów, które spełniają różne funkcje – umożliwiają na przykład zarządzanie zasobami takimi jak kadry i płace. Decydując się na zakup systemu ERP, nie musisz wykupywać od razu wszystkich elementów. Niektóre będą Ci potrzebne dopiero wtedy, gdy Twoja firma się rozrośnie, innych z kolei możesz w ogóle nie potrzebować.

Z kolei duże, międzynarodowe firmy z pewnością skorzystają zarówno ze wszystkich modułów ERP, jak i coraz popularniejszych dodatków rozwijających możliwości systemu – na przykład analiz w module Business Intelligence. Dzięki profesjonalnemu systemowi ERP możliwe jest zarządzanie całą grupą z poziomu holdingu, jak i pojedynczymi firmami.

Jak działa system ERP?

System ERP działa jako centralna platforma informatyczna integrująca wszystkie główne procesy biznesowe w firmie – od finansów, przez sprzedaż i logistykę, po produkcję, kadry i obsługę klienta. Jego podstawową cechą jest wspólna baza danych, do której dostęp mają wszystkie uprawnione działy organizacji. Oznacza to, że dane wprowadzane w jednym miejscu są natychmiast widoczne w innych modułach, co eliminuje konieczność ich powielania i synchronizacji.

Każdy moduł Comarch ERP XL odpowiada za konkretne obszary działania – np. system może jednocześnie przetwarzać dane o zamówieniu klienta, uzupełniać stan magazynowy, generować dokument sprzedaży i poinformować dział finansowy o wystawieniu faktury. Dzięki temu procesy przebiegają płynnie i automatycznie, bez konieczności ręcznego przekazywania informacji.

Działanie systemu ERP opiera się na standaryzowanych procedurach (tzw. workflow) oraz zautomatyzowanych mechanizmach decyzyjnych. System potrafi np. zareagować na niski stan magazynowy, tworząc zapotrzebowanie zakupu lub zlecenie produkcyjne. ERP może również obsługiwać wiele jednostek biznesowych w różnych lokalizacjach, językach i walutach, wspierając firmy międzynarodowe.

Wyobraźmy sobie zakład produkcyjny, który otrzymuje nowe zamówienie od klienta. W tradycyjnej firmie informacja o tym musi przejść przez dział sprzedaży, który kontaktuje się z magazynem, a magazyn przekazuje dane do działu zakupów i produkcji. W systemie ERP cały ten łańcuch odbywa się automatycznie: system widzi zamówienie, sprawdza dostępność surowców, planuje produkcję, uruchamia zapotrzebowanie, rezerwuje terminy dostawy i równolegle generuje przewidywane wpływy finansowe. Dzięki temu firma może lepiej wykorzystać swoje zasoby – unika przestojów, nie nadprodukowuje, szybciej reaguje na potrzeby klienta i ogranicza koszty operacyjne.

Jakie obszary obsługuje ERP

System ERP pomoże Ci w wielu obszarach zarządzania biznesem. Są to między innymi: planowanie produkcji, zarządzanie obiegiem dokumentów, projektami i łańcuchem dostaw, księgowość i finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami, marketing i sprzedaż oraz tworzenie raportów i analiz.

Niezależnie jednak od tego z jakich modułów stworzymy swoje oprogramowanie, niezwykłą zaletą ERP jest bycie systemem zintegrowanym. Oznacza to, że raz wpisane dane do systemu są dostępne dla pracowników wielu działów. Przykładowo, jeśli wpisujemy do systemu zamówienie klienta w dziale sprzedaży, to w dziale produkcji takie zamówienie jest podstawą planowania dla zleceń produkcyjnych. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć ponownego wpisywania informacji przez kolejnych pracowników. Dzięki temu oszczędzamy czas, unikamy okazji do popełnienia błędu oraz automatyzujemy pracę. Pracownicy mają szybszy dostęp do informacji i wiedzą, gdzie je każdorazowo odnaleźć. Dodatkowo na etapie analiz i wyciągania wniosków na przyszłość, do menadżerów docierają ujednolicone dane. Znacząco upraszcza to raportowanie oraz przyspiesza podejmowanie decyzji.

Co istotne, dzięki automatyzacji i integracji danych, pracownicy nie muszą już poświęcać czasu na żmudne, powtarzalne czynności – takie jak ręczne przepisywanie danych, przesyłanie informacji między działami czy monitorowanie statusu dokumentów. System ERP wykonuje te operacje samodzielnie w tle. W efekcie osoby zatrudnione mogą skoncentrować się na zadaniach wymagających ludzkiej wiedzy, doświadczenia i elastyczności – jak obsługa klienta, budowanie relacji, optymalizacja procesów czy rozwój produktów. Zwiększa to efektywność operacyjną, oraz poprawia jakość pracy i satysfakcję zespołu.

Jakie są kluczowe funkcje i moduły ERP?

Systemy ERP są modułowe, co oznacza, że można je konfigurować i rozbudowywać zgodnie z potrzebami firmy. Jest siedem najczęściej stosowanych modułów ERP, co przekłada się na kluczowe funkcje systemu ERP.

• Finanse i księgowość – obsługa planu kont, dekretacji, raportów, deklaracji podatkowych, zestawień finansowych oraz kontrola budżetów i płatności.
• Sprzedaż i zakup – zarządzanie ofertami, zamówieniami, fakturami, rabatami, warunkami handlowymi i kontaktami z kontrahentami.
• Magazyn i logistyka – ewidencja stanów, dokumentów magazynowych, lokalizacji towarów, planowanie dostaw i obsługa kodów kreskowych.
• Produkcja – planowanie i realizacja zleceń produkcyjnych, bilansowanie materiałowe, śledzenie partii oraz kontrola jakości.
• Kadry i płace (HR) – ewidencja pracowników, czas pracy, naliczanie wynagrodzeń, deklaracje ZUS i PPK.
• CRM (Customer Relationship Management) – zarządzanie relacjami z klientami, lejek sprzedaży, kampanie marketingowe, analiza efektywności działań handlowych.
• Business Intelligence (BI) – analiza danych, raportowanie w czasie rzeczywistym, pulpity menedżerskie i wskaźniki KPI.

Systemy ERP mogą być również rozszerzane o narzędzia do zarządzania projektami, obiegu dokumentów, e-commerce, integracji z IoT czy obsługi mobilnej.

Dlaczego ERP jest ważne dla firm?

Dzięki scentralizowanej strukturze, wszystkie działy pracują na tych samych, aktualnych danych, co pozwala unikać błędów, duplikacji informacji i opóźnień komunikacyjnych. Przedsiębiorstwo zyskuje pełny obraz swojej działalności – od rentowności projektów po stan magazynów i obciążenie pracowników.

System ERP usprawnia zarządzanie, pozwalając menedżerom podejmować decyzje na podstawie danych, a nie intuicji. Zintegrowany dostęp do raportów i analiz umożliwia szybkie reagowanie na zmiany rynkowe i wewnętrzne problemy operacyjne. Dodatkowo, ERP pozwala utrzymać zgodność z przepisami prawa, np. poprzez automatyzację obowiązków podatkowych czy przygotowanie deklaracji zgodnych z lokalnymi regulacjami.

W wielu firmach ERP jest też warunkiem skalowalności – systemy te wspierają rozwój organizacji, pozwalając otwierać nowe oddziały, prowadzić sprzedaż wielokanałową, zarządzać dużą liczbą produktów, partnerów i dokumentów.

Jakie problemy rozwiązuje system ERP?

• Brak integracji danych – wiele przedsiębiorstw boryka się z rozproszonymi systemami informatycznymi (np. oddzielne programy do księgowości, sprzedaży i magazynu). ERP integruje wszystkie obszary w jednym systemie, eliminując konieczność ręcznego przenoszenia danych.
• Niska efektywność procesów – dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań (np. fakturowania, przypomnienia o płatnościach, tworzenia dokumentów), ERP przyspiesza realizację operacji i zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
• Problemy z raportowaniem i podejmowaniem decyzji – firmy mogą nie mieć dostępu do bieżących danych lub przygotowanie raportów zajmuje w nich zbyt dużo czasu. ERP umożliwia analizę danych w czasie rzeczywistym, co wspiera kontrolę i planowanie.
• Słaba komunikacja między działami – Comarch ERP Cloud łączy wszystkie działy w jednej platformie, co poprawia współpracę, ogranicza konflikty informacyjne i zwiększa przejrzystość działań.
• Brak zgodności z przepisami – systemy ERP pomagają firmom spełniać wymagania prawne, finansowe i podatkowe dzięki aktualizacjom i wsparciu procesów zgodnych z obowiązującymi regulacjami.
• Ograniczone możliwości rozwoju – przedsiębiorstwa, które nie mają skalowalnego systemu informatycznego, nie są w stanie efektywnie zarządzać wzrostem. ERP pozwala rosnąć bez potrzeby wymiany całej infrastruktury IT.

Dlaczego system ERP oznacza bezpieczeństwo?

System informatyczny ERP jest obecnie dla firm jak dodatkowa para rąk do pomocy. Ciężko wyliczyć wszystkie zalety wynikające z wdrożenia systemu ERP w firmie. Oprogramowanie będzie automatycznie pilnować ważnych terminów, podpowie na przykład kiedy kończy się przegląd firmowych aut czy uprawnienia danego pracownika. W przypadku firm produkcyjnych zabezpiecza je od strony zasobów i pozwala sprostać popytowi, utrzymując minimalne stany magazynowe. Inaczej nie jesteśmy w stanie utrzymać ciągłości produkcyjnej, a przy zbyt dużych stanach ponosimy niepotrzebne koszty magazynowe.

System ERP pomoże nam wykryć słabe strony firmy i na podstawie zebranych danych podpowie najlepsze rozwiązanie, czyli na przykład gdzie zwiększyć marżę i o ile procent. Dodatkowo dzięki programowi ERP mamy gwarancję funkcjonowania w zgodzie z najnowszymi przepisami prawnymi w danym kraju. Prowadzenie księgowości jest także dużo prostsze i bezpieczniejsze, gdy bezpośrednio w systemie sprawdzimy, czy nasz kontrahent ma status czynnego podatnika VAT.

Równocześnie Comarch ERP zapewnia wielopoziomowe bezpieczeństwo danych i infrastruktury IT. Systemy wykorzystują mechanizmy szyfrowania transmisji (np. SSL/TLS) chroniące dane przesyłane między użytkownikiem a serwerem, a także uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), które znacząco zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Dane są przechowywane w centrach danych spełniających wysokie normy bezpieczeństwa fizycznego i cyfrowego (np. ISO/IEC 27001), a dzięki kopiom zapasowym i redundancji można szybko odzyskać potrzebne informacje po ewentualnej awarii. Systemy ERP oferują również rozbudowaną kontrolę dostępu i logowania, co umożliwia precyzyjne zdefiniowanie, kto ma wgląd do określonych danych i funkcji – zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień. Wszystko to pozwala firmie nie tylko na bezpieczne przetwarzanie danych, ale też na spełnienie wymagań prawnych, w tym RODO i krajowych regulacji branżowych.

Jakie są korzyści systemu ERP?

Podsumowując, systemy ERP są niezastąpione przy integrowaniu wielu procesów zachodzących na co dzień w każdej firmie. Dzięki nim pracujemy szybciej, wydajniej i niwelujemy tzw. „wąskie gardła”. Prowadzą do zwiększania zysków dzięki ograniczaniu ryzyka i błędów. Dzięki wnioskom z bieżących działań możliwe jest polepszanie oferty i podwyższanie jakości obsługi klienta. Dzięki rozwojowi usług mobilnych i w chmurze, ERP wspiera właścicieli firm, menadżerów i pracowników podczas wykonywania obowiązków zawodowych w dowolnym miejscu na świecie.